Sekretariáty výborů Senátu

Kontakty:

Kontakty na sekretariáty výborů Senátu jsou uvedeny na profilech jednotlivých výborů Senátu.

Stručná charakteristika:

Sekretariát výboru, který řídí tajemník výboru, dle pokynů předsedy výboru, případně dalších členů výboru, plní úkoly spojené s přípravou schůze a jiných forem činnosti výboru, které zabezpečuje po stránce organizační a technické. Při plnění těchto úkolů zejména, nikoliv však výlučně:

  • zabezpečuje úkoly spojené se svoláním schůze výboru a jeho jednáním, ať už formou prezenční či distanční;
  • v případě společné schůze výborů spolupracuje s příslušným sekretariátem výboru na přípravě a realizaci společné schůze;
  • spolupracuje s ostatními sekretariáty výborů při plánování termínu a pořadu schůze výboru ve snaze zabránit kolizím projednávání návrhů zákona přikázaných více výborům ve stejnou dobu;
  • pro jednání výboru o návrzích zákonů, mezinárodních smlouvách, peticích, návrzích legislativních aktů a jiných dokumentů Evropské unie zajišťuje účast předkladatelů, případně ve spolupráci s odbornými organizačními útvary Kanceláře Senátu účast odborných konzultantů;
  • podle pokynů předsedy či jiného člena výboru zajišťuje přípravu kompletních podkladů pro jednání schůze výboru;
  • informuje předsedu výboru o senátorech, kteří svou neúčast na jednání výboru omlouvají a vede evidenci účasti členů výboru a hostů na jednáních výboru;
  • zajišťuje obsluhu nahrávacího zařízení při jednání výboru či jiných akcích výboru;
  • zajišťuje obsluhu zařízení pro/během distančního jednání a zajišťuje záznam;
  • vyhotovuje výborem přijatá usnesení a zápisy ze schůzí, které předkládá k jejich ověření, odpovídá za jejich distribuci na příslušná místa a manipulaci s nimi, včetně jejich uložení do počítačové sítě Kanceláře Senátu, zveřejnění na webových stránkách Senátu a uložení do archivu (do archivu zajistí uložení veškerých podkladů ze schůzí);
  • poskytuje tiskovému tajemníkovi informace a podklady pro medializaci činnosti výboru,
  • spolupracuje s partnerskými výbory PS;
  • na žádost předsedy výboru, případně dalších členů výboru, organizuje jednání s vyžádanými subjekty;
  • organizuje a zajišťuje výborem schválená výjezdní zasedání výboru a akce mimo Senát;
  • připravuje podklady a návrh výroční zprávy o činnosti výboru;
  • spolupracuje s Odborem komunikace a vnějších vztahů s veřejností při vyřizování podání občanů, která do působnosti výboru věcně přísluší;
  • ve spolupráci s Odborem komunikace a vnějších vztahů organizuje a realizuje výborem schválené kulaté stoly, semináře, konference a veřejná slyšení;
  • ve spolupráci s Odborem zahraničním organizuje, zajišťuje výborem schválené zahraniční cesty výboru;
  • výborovou agentu spravuje ve spisové službě (pošta předsedy a členů výboru), v publikačním a evidenčním systému a ekonomickém systému;
  • plní další úkoly, které mu uloží předseda výboru, případně další členové výboru;
  • plní další úkoly vyplývající ze specifické působnosti příslušného výboru;
  • pokud výbor zřídí podvýbor/podvýbory, zabezpečuje veškerou agendu jako v případě výboru;
  • spravuje výboru přidělené rozpočtové prostředky;
  • v rámci svého určení pro styk s utajovanými informacemi a podle zvláštních předpisů a podle pokynů bezpečnostního ředitele zajišťuje úkoly spojené se svoláním schůze výboru, jeho jednáním a s přijatými usneseními v případě projednávání utajované informace;
  • v rámci svého určení nakládá podle zvláštních předpisů a pokynů bezpečnostního ředitele s utajovanými písemnostmi doručenými do výboru nebo vzniklými ve výboru.