Sekretariáty stálých komisí Senátu

Stručná charakteristika:

Sekretariát stálé komise řídí tajemník komise, který podle usnesení komise a pokynů jejího předsedy plní úkoly spojené s přípravou schůze komise a jiných forem její činnosti, prováděním a kontrolou jejích usnesení a zabezpečuje je po stránce organizační a technické. Při plnění těchto úkolů zejména, nikoliv však výlučně:

• zabezpečuje úkoly spojené se svoláním schůze komise, jejím jednáním, ať už formou prezenční či distanční;
• opatřuje nebo zpracovává podle pokynů předsedy komise rozbory, stanoviska a jiné podklady k jednotlivým bodům pořadu schůze komise, zejména pro přípravu návrhu usnesení;
• vyhotovuje přijatá usnesení komise a zápisy o jejích schůzích, které předkládá k jejich ověření, odpovídá za jejich intimaci a manipulaci s nimi, včetně jejich uložení do počítačové sítě Kanceláře Senátu, zveřejnění na webových stránkách Senátu a uložení do archivu;
• vede evidenci účasti na jednáních komise a informuje předsedu komise o členech komise, kteří svou neúčast na jednání komise omlouvají;
• organizuje a zajišťuje komisí schválená výjezdní zasedání komise;
• ve spolupráci s Odborem komunikace a vnějších vztahů organizuje a zajišťuje komisí schválené a pořádané kulaté stoly, semináře, konference a další akce;
• zajišťuje obsluhu nahrávacího zařízení při jednání komise;
• zajišťuje obsluhu zařízení pro/během distančního jednání a zajišťuje záznam;
• spolupracuje s Odborem komunikace a vnějších vztahů při vyřizování podání občanů, která do působnosti komise věcně přísluší;
• spolupracuje s Odborem zahraničním a zastupitelskými úřady při přípravě a zajištění zahraničních styků komise;
• poskytuje tiskovému tajemníkovi informace a podklady pro medializaci činnosti komise,
• připravuje podklady a návrh výroční zprávy o činnosti komise;
• spravuje komisi přidělené rozpočtové prostředky;
• plní i další úkoly, které mu uloží předseda komise.