Odbor organizační

Kontakty:

Mgr. Sylva Kyselová / ředitelka

Tel:: 257 072 735
Tel:: 257 075 100
E-mail:: kyselovas@senat.cz

Odbor organizační zabezpečuje úkoly organizační a administrativní povahy, související s jednáním Senátu a jeho orgánů. V odboru organizačním je zařazen tajemník Organizačního výboru. V odboru jsou tato pracoviště: Archiv Senátu, centrální spisovna a podatelna. Součástí Organizačního odboru je také Reprografické středisko. Odbor organizační spolupracuje s Bezpečnostním ředitelem a Odborem technického zajištění na úkolech vyplývajících z krizového řízení Kanceláře Senátu a zákona o utajovaných informacích. Ředitelka odboru zprostředkovává pravidelný přenos informací z porad vedoucího Kanceláře na tajemníky výborů a komisí.

Stručná charakteristika:

Odbor organizační zabezpečuje zejména následující činnosti:

soustřeďuje podklady určené k projednání v Senátu, Organizačním výboru, v dalších orgánech Senátu, popř. senátorských klubech a ukládá senátní tisky a další podklady do Publikačního a evidenčního systému Kanceláře Senátu;
připravuje organizační a technické podmínky pro projednání návrhů zákonů, mezinárodních smluv a jiných návrhů v Senátu a jeho orgánech, zajišťuje jejich distribuci senátorům, organizačním útvarům Kanceláře Senátu, včetně Oddělení tiskového pro účely medializace činnosti Senátu a dalším určeným adresátům;
připravuje návrh časového harmonogramu pravidelných akcí Senátu a sestavuje přehledy připravovaných schůzí Senátu, jeho orgánů, senátorských klubů a jiných akcí konaných objektech tvořících sídlo Senátu;
zabezpečuje vyhotovení usnesení přijatých Organizačním výborem a Senátem; zajišťuje vyhotovení zápisů z jejich schůzí, které předává do Archivu a ukládá do počítačové sítě Kanceláře Senátu a v případě usnesení Senátu též ke zveřejnění na internetových stránkách Senátu;
vede evidenci senátorských klubů, výborů a komisí a členství senátorů v nich;
zabezpečuje podmínky pro volbu orgánů a funkcionářů Senátu a volby a nominace kandidátů podle zvláštních právních předpisů;
zajišťuje prostřednictvím stenografů a písařů vyhotovování doslovného stenografického zápisu ze schůzí Organizačního výboru a schůzí Senátu a jejich prezentaci na internetových stránkách Senátu;
zajišťuje na základě aktuálních požadavků přepis zvukového záznamu z jednání výborů, komisí, veřejných slyšení Senátu, ze seminářů a z některých dalších zvlášť důležitých vybraných akcí;
spravuje rezervační systém pro konání akcí v Senátu a vypracovává na základě podkladů dodaných gesčními útvary týdenní program jednání v sídle Senátu a zajišťuje distribuci programu;
zabezpečuje provoz Reprografického střediska. Reprografické středisko vyhotovuje a podílí se na distribuci parlamentního materiálu potřebného k informování senátorů, zaměstnanců Kanceláře Senátu i veřejnosti. Plní požadavky ostatních organizačních útvarů Kanceláře Senátu.

Prostřednictvím pracoviště Archivu Senátu (více viz Archiv Senátu)

zajišťuje činnost archivu Senátu jako specializovaného archivu ve smyslu zvláštního zákona;
zajišťuje odbornou archivní péči o dokumenty vzniklé z činnosti Senátu a jeho orgánů a Kanceláře Senátu a o dokumenty došlé do instituce;
vytváří spisový řád a plán, podílí se na dohledu nad oběhem písemností a zajišťuje v instituci předarchivní péči;
ve skartačním i mimoskartačním řízení posuzuje dokumenty, které přijímá k trvalému uložení a eviduje je jako archiválie v databázi Národního archivního dědictví ČR;
provádí rešerše a předkládá archiválie senátorům, zaměstnancům Kanceláře Senátu a badatelské veřejnosti v souladu s příslušnými právními předpisy.

Prostřednictvím pracoviště centrální spisovny:

zabezpečuje komplexní odbornou správu spisové služby Kanceláře Senátu, metodicky řídí a kontroluje činnost spisové služby v organizačních útvarech, zabezpečuje zapracování nových pracovníků pověřených spisovou agendou na organizačních útvarech, vede centrální evidenci písemností, centrální spisovnu a manipulaci s dokumenty až do skartačního řízení a zajišťuje předání archiválií pracovišti Archivu Senátu;
spolupracuje s Odborem informačních technologií na zajištění správy uživatelských účtů v elektronickém systému spisové služby;
spolupracuje s bezpečnostním ředitelem, případně jej alternuje, při manipulaci s dokumenty obsahujícími utajované informace; zabezpečuje chod tajné spisovny po administrativní stránce. Vede centrální jednací protokol pro veškerou evidenci utajovaných dokumentů a administrativních pomůcek.

Prostřednictvím pracoviště podatelny:

zabezpečuje příjem pošty doručené do Kanceláře Senátu (poštovní přeprava, datové zprávy, elektronická podatelna), provádí primární evidenci v elektronickém systému spisové služby a její rozdělení na jednotlivé organizační útvary, sekretariáty orgánů Senátu a senátory;
zabezpečuje odesílání pošty mimo Kancelář Senátu a vede evidenci odesílané pošty v elektronické databázi;
zajišťuje provoz elektronické podatelny a distribuci senátních tisků sekretariátům výborů.