Odbor organizační

Kontakty:

Mgr. Sylva Kyselová / ředitelka

Tel:
257 072 735
schillerovas@senat.cz

Odbor organizační zabezpečuje úkoly organizační a administrativní povahy, související s jednáním Senátu a jeho orgánů. V odboru organizačním je zařazen tajemník Organizačního výboru a bezpečnostní ředitel. Součástí odboru organizačního je referát archivu a oběhu spisů, který zajišťuje provoz archivu, podatelny a spisovny. Součástí Organizačního odboru je také Reprografické středisko. Odbor organizační spolupracuje s Odborem technického zajištění na úkolech vyplývajících z krizového řízení Kanceláře Senátu.
Ředitelka odboru zprostředkovává pravidelný přenos informací z porad vedoucího Kanceláře na tajemníky výborů a tajemníky komisí.

Vnitřní členění:

Stručná charakteristika:

Odbor organizační zabezpečuje zejména následující činnosti:

  1. soustřeďuje podklady určené k projednání v Organizačním výboru a v Senátu, jeho orgánech, popř. senátorských klubech;
  2. připravuje podklady pro návrh pořadu schůzí Organizačního výboru a schůzí Senátu, prezidiální zprávy pro jejich řízení a podle pokynu ředitele odboru i další zprávy;
  3. připravuje organizační a technické podmínky pro projednání návrhů zákonů, mezinárodních smluv a jiných návrhů v Senátu a jeho orgánech, zajišťuje jejich tisk a rozeslání senátorům, organizačním útvarům Kanceláře Senátu vč. tiskového tajemníka pro účely medializace činnosti Senátu a dalším určeným adresátům;
  4. připravuje návrh časového harmonogramu pravidelných akcí Senátu a sestavuje přehledy připravovaných schůzí Senátu, jeho orgánů, senátorských klubů a jiných akcí konaných v budově sídla Senátu;
  5. zabezpečuje vyhotovení usnesení přijatých Organizačním výborem a Senátem; zajišťuje vyhotovení zápisů z jejich schůzí, které předkládá k jejich ověření, odpovídá za jejich intimaci a za manipulaci s nimi, včetně jejich uložení do počítačové sítě Kanceláře Senátu, zveřejnění na webových stránkách Senátu v případě usnesení Senátu, a uložení do archivu;
  6. vede evidenci senátních tisků, usnesení Organizačního výboru a Senátu a eviduje jejich plnění;
  7. vede evidenci senátorských klubů a členství senátorů v nich, zadává jejich aktualizaci Odboru informačních technologií;
  8. vede evidenci výborů a komisí Senátu a členství v nich; na základě informací sekretariátů výborů a komisí vede evidenci jejich aktivit, zadává jejich aktualizaci Odboru informačních technologií;
  9. zabezpečuje podmínky pro volbu orgánů a funkcionářů Senátu a volbu orgánů a funkcionářů volených Senátem podle zvláštních předpisů;
  10. zajišťuje uložení senátních tisků a dalších podkladů pro jednání Senátu a jeho orgánů do publikačního a evidenčního systému Kanceláře Senátu;
  11. zajišťuje a organizuje v souvislosti s přípravou a zabezpečením schůzí Senátu (popř. jiných akcí) práci externích stenografů a písařů;
  12. zajišťuje vyhotovování doslovného stenografického zápisu ze schůzí Organizačního výboru, schůzí Senátu, veřejných slyšení Senátu a ze společných schůzí obou komor Parlamentu;
  13. zajišťuje kompletaci zápisu ze schůzí Senátu prostřednictvím průběžného ukládání turnů prostřednictvím publikačního a evidenčního systému Kanceláře Senátu;
  14. zajišťuje na základě aktuálních požadavků obsahový stenografický záznam z jednání výborů Senátu, komisí Senátu, ze seminářů a z některých dalších zvlášť důležitých vybraných akcí (zpravidla dodatečně z nahrávky);
  15. zajišťuje edici (zpracování přepisu a nezbytné redakce) záznamu ze schůzí Senátu („Těsnopisecká zpráva ze schůze Senátu“) včetně autorizace; zajišťuje její prezentaci na Internetu;
  16. zabezpečuje průběžný servis senátorům, který se týká jejich požadavků na editování jednotlivých projevů a diskusních příspěvků ze schůze Senátu;
  17. zabezpečuje distribuci senátních tisků, usnesení a dalšího parlamentního materiálu potřebného k informování senátorů i zaměstnanců Kanceláře Senátu; tyto materiály jsou k dispozici v archivu Senátu;
  18. vypracovává na základě podkladů dodaných gesčními útvary týdenní program jednání v sídle Senátu a zajišťuje distribuci programu;
  19. zabezpečuje zpracování podkladových materiálů k senátním tiskům obsahujícím zapracované pozměňovací návrhy do platného textu zákonů;
  20. zabezpečuje provoz Reprografického střediska. Reprografické středisko vyhotovuje a podílí se na distribuci senátních tisků, usnesení a dalšího parlamentního materiálu potřebného k informování senátorů, zaměstnanců Kanceláře Senátu i veřejnosti. Plní požadavky ostatních organizačních útvarů Kanceláře Senátu.

Referát archivu a oběhu spisů (více viz Archiv Senátu)

Stručná charakteristika:

Referát archivu a oběhu spisů zejména:

  1. ve spolupráci s organizačními útvary Kanceláře Senátu zpracovává podklady, na jejichž základě stanoví vedoucí Kanceláře Senátu služby při schůzích a veřejných slyšeních Senátu;
  2. organizačně zabezpečuje sčítání hlasů na schůzi Senátu skrutátory, dojde-li k poruše hlasovacího zařízení nebo hlasuje-li se jinak než hlasovacím zařízením;
  3. vede pomocnou dokumentaci schůzí Senátu a podílí se na výkonu služby během schůzí a veřejných slyšeních Senátu;
  4. zajišťuje ve smyslu zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů odbornou archivní péči o dokumenty vzniklé z činnosti Senátu a Kanceláře Senátu a o dokumenty došlé do Senátu a Kanceláře Senátu;
  5. podílí se na dohledu nad oběhem písemností a dohlíží na předarchivní péči o archiválie ve všech orgánech Senátu a organizačních útvarech Kanceláře Senátu;
  6. přejímá archiválie k trvalému uložení; přímo přejímá (v režimu A ihned) materiály ze schůzí Senátu, schůzí výborů, podvýborů a komisí, z veřejných slyšení Senátu; ostatní archiválie přejímá po uplynutí skartačních lhůt z ústřední spisovny a z ostatních útvarových spisoven; ukládá a zpracovává v uzamčených prostorách archiválie, které jsou součástí Národního archivního dědictví České republiky, a k nimž mají přístup a nakládají s nimi pouze zaměstnanci pověření archivní činností. (Uložení archiválií musí vyhovovat podmínkám uvedeným v zákoně č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě);
  7. spolupracuje s Odborem informačních technologií a navrhuje převzetí konkrétních typů dokumentů na technických nosičích dat do archivní péče;
  8. zpracovává archivní fondy a vytváří k nim archivní pomůcky;
  9. předkládá archiválie senátorům a jejich asistentům, zaměstnancům KS, pracovníkům státních orgánů a badatelské veřejnosti v souladu se zákonem č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě, zákonem č. 106/1999 Sb., o svobodném přístupu k informacím, zákonem č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů a zákonem o jednacím řádu Senátu;
  10. pořizuje zajišťovací a studijní reprodukce archiválií;
  11. plní archivní úkoly vyplývající ze zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě;
  12. podílí se na odborných vědeckých úkolech českého archivnictví zadávaných především Archivní správou Ministerstva vnitra;
  13. zabezpečuje komplexní odbornou správu spisové služby Kanceláře Senátu, vytváří spisový řád, metodicky řídí činnost spisové služby v organizačních útvarech KS, zabezpečuje zapracování nových pracovníků pověřených spisovou agendou na organizačních útvarech, vede centrální evidenci písemností a centrální spisovnu zahrnující příjem dokumentů, evidenci, rozdělování, oběh, vyřizování, vyhotovování, podepisování, odesílání, přebírání dokumentů z organizačních útvarů KS a ukládání dokumentů do centrální spisovny, spisových uzlů, příručních registratur, samostatných spisoven. Zabezpečuje vyřazování spisů ve skartačním řízení a v souladu se skartačním řádem se podílí na skartačním řízení (vypracovává skartační návrh) a to včetně kontroly těchto činností. Spisy, které prošly skartačním řízením, předává do archivu;
  14. spolupracuje s Odborem informačních technologií na zajištění správy uživatelských dat, doporučuje softwarové nástroje k zajištění činnosti odboru (např. CzechPoint, datové schránky atp.);
  15. zajišťuje distribuci TIC z ministerstva zahraničních věcí;
  16. zabezpečuje manipulaci se spisy obsahujícími utajované informace, přijímá, odesílá a v samostatném jednacím protokolu eviduje dokumenty, které jsou označeny příslušným stupněm utajení ve smyslu zákona č. 412/2005 Sb., o ochraně utajovaných informací a o bezpečnostní způsobilosti, předává je určeným osobám, sleduje a kontroluje jejich oběh, zabezpečuje jejich uložení, případné odtajnění a zajišťuje ve spolupráci s archivem skartační řízení podle zvláštních předpisů;
  17. zabezpečuje příjem pošty, její rozdělení na jednotlivé organizační útvary Kanceláře Senátu, sekretariáty orgánů Senátu a jednotlivé senátory, její primární evidenci v elektronické databázi; zabezpečuje odesílání pošty ven z Kanceláře Senátu a evidenci odesílané pošty v elektronické databázi, zajišťuje příjem a odeslání datových zpráv a elektronické podatelny, distribuce senátních tisků.