Odbor komunikace a vnějších vztahů

Kontakty:

Ing. Mgr. Šárka Jakoubková / ředitelka

Tel:
+420 257 072 392
jakoubkovas@senat.cz

Stručná charakteristika:

Hlavními úkoly Odboru komunikace a vnějších vztahů je zabezpečení řízení externí a interní komunikace Senátu, kompletní zabezpečování akcí v sídle Senátu a rozvoj vztahů s veřejností včetně vyřizování podání občanů, rozvoj vztahů a spolupráce s klíčovými partnery.


Vnitřní členění:

Oddělení komunikace

Kontakty:

Mgr. Denisa Čermáková / pověřena řízením oddělení

Tel:
257 072 684
cermakovad@senat.cz

Stručná charakteristika:

Oddělení komunikace realizuje a odpovídá zejména, nikoliv však výlučně za:

  • plánování, realizaci a vyhodnocení komunikační strategie, jednotlivých projektů a kampaní s cílem zvýšit povědomí a informovanost o činnosti Senátu a jeho orgánů;
  • koncepční řízení prezentačních a propagačních aktivit Senátu;
  • budování a posilování značky Senátu;
  • plánování a realizaci marketingových výzkumů a jejich promítnutí do komunikační strategie;
  • v koordinaci s tiskovým tajemníkem řízení strategie, obsahového plánu a realizace v oblasti vnějších vztahů (PR) a interní komunikace,
  • zajištění jednotné vizuální komunikace; správu manuálu jednotného vizuálního stylu;
  • zajištění podpory tiskovému tajemníkovi při organizaci tiskových akcí a výstupů;
  • pořizování fotodokumentace vybraných akcí konaných v prostorách Senátu, zvláště ze schůzí Senátu a z vybraných akcí konaných v prostorách Senátu;
  • grafickou i obsahovou prezentaci Senátu na sociálních sítích;
  • podíl na správě a aktualizaci internetové a intranetové prezentace Senátu;
  • záznam a postprodukci audiovizuálních záznamů ze schůzí Senátu, tiskových konferencí, veřejných slyšení, seminářů a dalších nahrávek pořízených v rámci Senátu ve spolupráci s Odborem informačních technologií a jejich zveřejnění na webu Senátu a uložení do archivu;
  • správu rozpočtů jednotlivých kampaní s důrazem na efektivitu nákladů.

Oddělení produkce

Kontakty:

Jitka Boumová / pověřená řízením oddělení

Mobil:
731 124 345
boumovaj@senat.cz

Stručná charakteristika:

Oddělení produkce zajišťuje zejména, nikoliv však výlučně:

  • produkční zajištění veškerých akcí organizovaných dle bodového systému a dalších akcí na základě rozhodnutí Organizačního výboru nebo Stálé komise pro práci Senátu;
  • přípravnou dokumentaci k zajištění veškerých akcí a zajišťuje zveřejnění základních informací o akcích na webových stránkách Senátu, uložení do počítačové sítě Kanceláře Senátu a do archivu;
  • spolupráci s externími partnery, kteří se na zajištění akcí podílejí;
  • správu bodový systém včetně propočtů na provozní náklady;
  • přípravu, realizaci a vyhodnocování koncepce využívání prostor sídla Senátu;
  • předtiskovou přípravu, tiskovou produkci a tisk vybraných materiálů;
  • návrh a zajištění propagačních a upomínkových předmětů Senátu;
  • v koordinaci s Oddělením protokolu navrhuje výběr protokolárních darů;
  • návrh a realizaci ediční činnosti Senátu a Kanceláře Senátu;
  • objednávky periodického tisku pro jednotlivé organizační útvary Kanceláře Senátu a vedení evidence dodávaných periodik;
  • nákup odborných publikací pro jednotlivé organizační útvary Kanceláře Senátu ve spolupráci s Parlamentní knihovnou, včetně vedení jejich evidence;
  • pracovní kontakt s knihovnou a čítárnou Parlamentu České republiky;
  • vypracování výroční zprávy Kanceláře Senátu ve spolupráci s dalšími organizačními útvary Kanceláře Senátu.

Oddělení vztahů s veřejností

Stručná charakteristika:

Oddělení vztahů s veřejností zajišťuje zejména, nikoliv však výlučně:

  • potvrzení přijetí podání občanů adresovaných Senátu nebo Kanceláři Senátu a jejich vyřízení ve spolupráci s příslušnými orgány Senátu a organizačními útvary Kanceláře Senátu, jejich postoupení příslušným orgánům Senátu či jednotlivým senátorům nebo organizačním útvarům Kanceláře Senátu;
  • databázi podání a její průběžnou aktualizaci včetně statistického a analytického vyhodnocení došlých podání;
  • komplexní zabezpečování a systémové řízení činnosti vyplývající pro Kancelář Senátu ze zákona č. 106/1999 Sb., o svobodném přístupu k informacím (ve znění pozdějších předpisů), přijímání, evidování a vyřizování žádostí o poskytnutí informací v součinnosti s věcně příslušnými organizačními útvary Kanceláře Senátu;
  • vypracování výroční zprávy Kanceláře Senátu o činnosti v oblasti poskytování informací dle zákona č. 106/1999 Sb., o svobodném přístupu k informacím;
  • evidence a zpracování žádostí Subjektu údajů o práva Subjektu údajů podle nařízení GDPR v Kanceláři Senátu ve spolupráci s příslušnými orgány Senátu a organizačními útvary Kanceláře Senátu;
  • zajišťuje provoz informačního centra Senátu, koordinuje zpřístupnění historických prostor Valdštejnského paláce veřejnosti na základě plánu schváleného SKKS, organizuje komentované prohlídky sídla Senátu;
  • zdravotnické služby při schůzích Senátu a významných akcích konaných v Senátu;
  • šatnářské služby při oficiálních společenských, protokolárních a odborných akcích konaných v sídle Senátu prostřednictvím externího subjektu;
  • služby při schůzích Senátu, veřejných slyšeních na základě požadavku Odboru organizačního;
  • prohlídky historických prostor sídla Senátu v součinnosti s ostatními odbory.