Postup při vyřizování žádostí o informace dle zákona o svobodném přístupu k informacím

Česká republika – Kancelář Senátu, IČO 63839407, se sídlem Valdštejnské náměstí 17/4, Malá Strana, 118 01 Praha 1 („Kancelář Senátu“) je povinným subjektem ve smyslu § 2 odst. 1 zákona č. 106/1999 Sb., o svobodném přístupu k informacím, ve znění pozdějších předpisů („InfZ“), k vyřizování žádostí o informace týkajících se Senátu, jeho orgánů a funkcionářů, senátorů a klubů politických stran zastoupených v Senátu.

Při vyřizování žádostí o informace dle InfZ se uplatní následující zásady a pravidla:

Podání žádosti o informace

1. Žádost o informace ve smyslu InfZ může podat každá fyzická i právnická osoba.

2. Žádost o informace lze podat těmito způsoby:

a) ústně osobně v Informačním centru Kanceláře Senátu na adrese Valdštejnské nám. 17/4, 118 01, Praha 1, na 1. nádvoří Valdštejnského paláce (mapa), v době pondělí – pátek 9:00 – 16:00.

b) písemně v listinné podobě doručené osobně nebo prostřednictvím doručovatele na adresu Česká republika – Kancelář Senátu, Odbor vnitřních věcí a lidských zdrojů, Valdštejnské nám. 17/4, 118 01, Praha 1;

c) písemně v elektronické podobě prostřednictvím elektronické podatelny epodatelna@senat.cz, nebo datovou schránkou Kanceláře Senátu (44iaeqj).

3. Není-li žadateli na ústně podanou žádost informace poskytnuta nebo nepovažuje-li žadatel informaci poskytnutou na ústně podanou žádost dostačující, je třeba podat žádost písemně. Pro ústně podané žádosti se neuplatní lhůty pro vyřízení ani opravné prostředky.

4. Ze žádosti musí být zřejmé:

a) že je určena Kanceláři Senátu;

b) že se žadatel domáhá poskytnutí informace dle zákona č. 106/1999 Sb., o svobodném přístupu k informacím;

c) identifikace žadatele

- v případě fyzické osoby jméno, příjmení, datum narození, adresa místa trvalého pobytu nebo, není-li přihlášena k trvalému pobytu, adresa bydliště a adresa pro doručování, liší-li se od adresy místa trvalého pobytu nebo bydliště (adresou pro doručování se rozumí též elektronická adresa),

- v případě právnické osoby název, IČO, adresa sídla a adresa pro doručování, liší-li se od adresy sídla (adresou pro doručování se rozumí též elektronická adresa);

d) jaké informace žadatel požaduje.

5. Neobsahuje-li žádost údaje podle bodu 4 písm. a) a b) výše a adresu pro doručování, případně není-li elektronická žádost podána podle bodu 2 písm. d), není žádostí ve smyslu InfZ a Kancelář Senátu ji odloží.

Vyřizování žádosti o informace

1. Žádosti o informace podané podle InfZ vyřizuje v Kanceláři Senátu Odbor vnitřních věcí a lidských zdrojů. Ústní žádosti o informace vyřizují pracovníci Informačního centra. Ústní (telefonickou) žádost o poskytnutí informace vyřizují výjimečně i vedoucí zaměstnanci věcně příslušných organizačních útvarů Kanceláře Senátu.

2. Kancelář Senátu se při vyřizování žádostí o informace řídí zejména InfZ, tam, kde to InfZ stanoví, též zákonem č. 500/2004 Sb., správním řádem, ve znění pozdějších předpisů, a vnitřními předpisy.

3. Kancelář Senátu žádost posoudí a

a) brání-li nedostatek údajů o žadateli postupu vyřízení žádosti o informaci, vyzve žadatele ve lhůtě do 7 dnů ode dne podání žádosti, aby žádost doplnil a stanoví lhůtu pro doplnění 30 dnů ode dne doručení výzvy. Nevyhoví-li žadatel této výzvě ve lhůtě, Kancelář Senátu žádost odloží a tuto informaci sdělí písemně žadateli;

b) v případě, že je žádost nesrozumitelná, není zřejmé, jaká informace je požadována, nebo je formulována příliš obecně, vyzve žadatele ve lhůtě do 7 dnů od podání žádosti, k jejímu upřesnění a stanoví lhůtu pro upřesnění 30 dnů ode dne doručení výzvy. Neupřesní-li žadatel žádost ve lhůtě, Kancelář Senátu rozhodne o odmítnutí žádosti a odmítnutí odešle žadateli;

c) v případě, že se požadované informace nevztahují k působnosti Kanceláře Senátu, Kancelář Senátu žádost odloží a s odůvodněním tuto skutečnost sdělí žadateli do 7 dnů ode dne doručení žádosti.

4. Nebude-li Kancelář Senátu postupovat podle bodu 3, resp. doplní-li žadatel, či upřesní-li ve stanovené lhůtě požadované údaje, poskytne Kancelář Senátu žadateli informace do 15 dnů ode dne přijetí žádosti, nebo ode dne jejího doplnění/upřesnění; nebo ve stejné lhůtě předloží žadateli konečnou licenční nabídku, je-li to relevantní.

5. Informace se poskytuje ve formě a způsobem v zásadě podle volby žadatele. Pokud takový způsob poskytnutí informace není možný nebo by představoval nepřiměřenou zátěž, poskytne Kancelář Senátu informace jiným vhodným způsobem, který umožní žadateli jejich efektivní využití.

6. Týká-li se žádost zveřejněné informace, sdělí Kancelář Senátu žadateli do 7 dnů ode dne doručení žádosti, kde a jakým způsobem je možno požadovanou informaci vyhledat a získat. Pokud žadatel na poskytnutí informace trvá, bude mu sdělena ve lhůtě 15 dnů ode dne sdělení žadatele, že na poskytnutí informace trvá. Toto neplatí, pokud byla žádost o poskytnutí informace podána elektronicky a pokud je požadovaná informace zveřejněna způsobem umožňujícím dálkový přístup a žadateli byl sdělen odkaz na internetovou stránku, kde se informace nachází.

7. Lhůtu pro poskytnutí informace dle bodu 4 lze ze závažných důvodů prodloužit až o 10 dnů. Kancelář Senátu žadatele informuje o prodloužení lhůty, včetně odůvodnění, před uplynutím (původní) lhůty pro poskytnutí informace. Závažnými důvody, pro které lze lhůtu pro poskytnutí informace prodloužit, jsou:

a) vyhledání a sběr objemného množství oddělených a odlišných informací požadovaných v jedné žádosti;

b) konzultace s jiným povinným subjektem, který má závažný zájem na rozhodnutí o žádosti, nebo mezi dvěma nebo více složkami povinného subjektu, které mají závažný zájem na předmětu žádosti;

c) nezbytnost umožnit uplatňování práv osobám, které by mohly být podstatným způsobem dotčeny poskytnutím požadované informace, není-li v InfZ uvedeno jinak.

8. Kancelář Senátu je oprávněna požadované informace, příp. jejich část, ze zákonných důvodů neposkytnout. V takovém případě vyhotoví rozhodnutí o odmítnutí žádosti, příp. její části, které ve lhůtě pro poskytnutí informací (dle bodu 4) odešle žadateli.

Náklady na poskytnutí informací

1. Kancelář Senátu je oprávněna požadovat úhradu nákladů spojených s poskytnutím informace a podmínit poskytnutí informace úhradou těchto nákladů:

- náklady na pořízení kopií,

- náklady na opatření technických nosičů dat,

- náklady na odeslání informace žadateli,

- interní náklady na mimořádně rozsáhlé vyhledání informací.

Výše nákladů a možné způsoby úhrady jsou stanoveny Sazebníkem úhrad (Sazebník úhrad nákladů : Senát PČR (senat.cz)).

2. V případě uplatnění práva na úhradu nákladů, odešle KS ve lhůtě pro poskytnutí informací žadateli písemné oznámení s výzvou k úhradě nákladů ve lhůtě 60 dnů ode dne doručení oznámení.

3. Pokud žadatel ve stanovené lhůtě náklady uhradí, běží lhůta pro poskytnutí informací ode dne připsání částky na účet Kanceláře Senátu. Pokud žadatel do 60 dnů ode dne doručení požadavku na úhradu nákladů částku neuhradí, Kancelář Senátu žádost o informace odloží a o odložení informuje žadatele.

Výjimky z působnosti InfZ

Právo na informace podle InfZ se nevztahuje na:

a) informace, jejichž poskytování upravují zvláštní zákony (např. postup při vyřizování peticí a jiných podání občanů podle § 142, § 142a a § 143 zákona č. 107/1999 Sb., o jednacím řádu Senátu, ve znění pozdějších předpisů, či poskytování informací o archiváliích nebo z archiválií, což upravuje zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů, protože jde o postupy při poskytování informací upravené zvláštními zákony, na které se InfZ nevztahuje (§ 2 odst. 3 InfZ);

b) poskytování informací o osobách jednotlivých senátorů a jejich činnosti, která nesouvisí s činností Senátu či Kanceláře Senátu, protože nejde o informace vztahující se k působnosti Senátu či Kanceláře Senátu jako státního orgánu ve smyslu § 2 odst. 1 InfZ. Zpřístupňování takových informací přísluší jednotlivým senátorům. Tato podání budou postoupena jednotlivým senátorům;

c) vyřizování žádostí adresovaných jednotlivým senátorům.

Další omezení práva na informace stanoví InfZ (zejm. §§ 7, 9, 10, 11).

Opravné prostředky

1. Nadřízeným orgánem pro vyřizování opravných prostředků ve věci postupu Kanceláře Senátu podle InfZ je Úřad pro ochranu osobních údajů („ÚOOÚ“).

2. Opravným prostředkem proti rozhodnutí o (částečném) odmítnutí žádosti je odvolání. Odvolání může podat žadatel ve lhůtě 15 dnů ode dne doručení rozhodnutí o odmítnutí žádosti. Odvolání se podává u Kanceláře Senátu.

3. Kancelář Senátu může napadené rozhodnutí sama zrušit nebo změnit, pokud tím plně vyhoví odvolání a jestliže tím nemůže být způsobena újma žádnému z účastníků, ledaže s tím všichni, kterých se to týká, vyslovili souhlas (tzv. autoremedura dle § 87 správního řádu). Plným vyhověním odvolání je třeba rozumět nejen zrušení rozhodnutí o odmítnutí žádosti a následné poskytnutí veškerých požadovaných informací, ale též zrušení či změnu rozhodnutí z důvodů uváděných odvolatelem (žadatelem), byť následně dojde k novému odmítnutí žádosti, i když z jiného důvodu. Takový postup je možný i tehdy, shledá-li Kancelář Senátu, že původní rozhodnutí je nepřezkoumatelné a žadatel se v odvolání dovolává nepřezkoumatelnosti rozhodnutí.

4. Rozhodnutí v rámci autoremedury je rozhodnutím v prvním stupni, Kancelář Senátu původní rozhodnutí zruší a znovu žádost vyřídí. Proti případnému novému rozhodnutí o odmítnutí žádosti může žadatel podat odvolání.

5. Není-li rozhodnuto v rámci autoremedury, Kancelář Senátu předloží odvolání spolu se spisovým materiálem a svým stanoviskem ÚOOÚ ve lhůtě 15 dnů ode dne doručení odvolání.

6. Žadatel je oprávněn podat stížnost na postup při vyřizování žádosti o informace v těchto případech:

a) žadatel nesouhlasí s vyřízením žádosti odkazem na zveřejněnou informaci;

b) žadateli po uplynutí zákonné lhůty nebyla poskytnuta informace, ani nebylo vydáno rozhodnutí o odmítnutí žádosti;

c) žadateli byla informace poskytnuta pouze částečně, aniž by bylo o zbytku vydáno rozhodnutí o odmítnutí; nebo

d) žadatel nesouhlasí s výší úhrady nákladů požadovaných v souvislosti s poskytováním informací.

(1) Stížnost lze podat u Kanceláře Senátu do 30 dnů ode dne

a) doručení sdělení, kterým se odkazuje na zveřejněnou informaci, nebo kterým se požaduje úhrada nákladů, nebo kterým byla žádost odložena z důvodu, že požadované informace se nevztahují k působnosti Kanceláře Senátu;

b) marného uplynutí lhůty pro poskytnutí informace.

(2) Kancelář Senátu může stížnosti sama zcela vyhovět v rámci autoremedury (tzn. poskytne žadateli požadovanou informaci, nebo vydá rozhodnutí o odmítnutí žádosti, nebo vyčíslí výši nákladů v souladu s obsahem stížnosti).

(3) Pokud Kancelář Senátu stížnosti zcela nevyhoví, předloží stížnost spolu se spisovým materiálem a svým stanoviskem ÚOOÚ ve lhůtě 7 dnů ode dne doručení stížnosti.