Zpráva o činnosti archivu Senátu Parlamentu ČR za rok 2019

Sídlo archivu:

Valdštejnské nám. 17/4, 118 01 Praha 1
tel.: 257072605, 257072606
e-mail: sumovam@senat.cz, parikovad@senat.cz
web: http://www.senat.cz/informace/z_historie/archiv_senatu

Zřizovatel archivu:

Česká republika – Kancelář Senátu, Referát archivu a oběhu spisů je včleněn do Organizačního odboru a jeho pracovnice je pověřena vedením ve věcech archivní problematiky.

Akreditace dle zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě vychází z § 80 odst. 4, akreditace byla udělena na základě splnění podmínek stanovených v § 61 zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě rozhodnutím OAS čj. 1605/1-2007 ke dni 30. 10. 2007.

Činnost archivu se soustředila na plnění úkolů daných zákonem č. 499/2004 Sb. o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů v platném znění, a předpisů souvisejících, a úkolů stanovených odborem archivní správy a spisové služby MV ČR.

Základní činností archivu je péče o dokumenty vzniklé z činnosti Senátu Parlamentu České republiky a jeho Kanceláře. Nejdůležitější činnosti archivu jsou: předarchivní péče, průběžné skartační řízení pro nejvýznamnější dokumenty původce v režimu A0, jejich zpracování a využívání. Skutečnost, že archiv spravuje z hlediska archivního velmi mladé dokumenty, je preferováno pořizování precizních dílčích seznamů a pomocných evidencí usnadňujících vyhledávání před definitivním pořádáním fondů. V evidenci Národního archivního dědictví (dále jen NAD) probíhala běžná údržba související se skartačními a mimo skartačními řízeními.

Prostorová situace archivu je v delším časovém horizontu neuspokojivá a vyžaduje dořešení v dohledné době, nové prostory se hledají. Depozitáře jsou naplněny z více jak 90 %. Současné depozitáře byly v červnu 2019 vybaveny chladící jednotkou, která zejména v letních měsících zamezila výkyvům teplot a vlhkosti. Teplota před jejím spuštěním kolísala mezi 16,7 ˚C a 27 ˚C, po spuštění mezi 18,2 ˚C a 22 ˚C. Vlhkost se pohybovala před spuštěním v rozmezí 26,6 a 54,8 % a po spuštění v rozmezí 39,9 a 58,3 % relativní vlhkosti.

I. Personální podmínky v archivu:

• rozhodováním ve věcech Archivu Senátu pověřena: PhDr. Martina Šumová
• systemizovaný a skutečný stav pracovníků: 2/2, vzdělání 2 x vysokoškolské (Martina Šumová, Bc. Dominika Paříková)
• funkční zařazení: odborná správa archivních fondů a sbírek a předarchivní péče, vedení evidence NAD, zajišťování a organizace služeb v Jednacím sále při plenárních zasedáních a veřejných slyšeních Senátu.

II. Celkové množství evidovaných archiválií k 31. 12. 2019:

Po dohodě s Archivní správou MV ČR proběhlo v roce 2014 rozdělení dosud jediného archivního fondu Senát Parlamentu ČR na samostatné archivní fondy podle jednotlivých funkčních období. Nyní archiv spravuje celkem 14 archivních fondů, a sice:

• NAD 1 archivní fond Senát Parlamentu ČR – 1. funkční období (1996–1998)
  celkem 13,5 bm, tj. 128 evidenčních jednotek, z toho 107 kartonů, 1 fascikl, 20 jiné – předměty faleristické povahy – inventarizovaný fond
• NAD 2 archivní fond Senát Parlamentu ČR – dokumentace (1996–2014)
  celkem 97,58 bm, tj. 711 evidenčních jednotek, z toho 685 kartonů, 2 balíky a 24 jiné – tubusy a kalendáře
• NAD 3 archivní fond Senát Parlamentu ČR – Kancelář Senátu (1996–2012)
  celkem 42,52 bm, tj. 361 evidenčních jednotek, z toho 288 kartonů, 8 úředních knih a 12 registraturních pomůcek, 52 balíků a 1 jiná ev. jednotka
• NAD 4 archivní fond Senát Parlamentu ČR – 2. funkční období (1998–2000)
  celkem 16,45 bm, tj. 138 evidenčních jednotek, z toho 137 kartonů a 1 balík
• NAD 5 archivní fond Senát Parlamentu ČR – 3. funkční období (2000–2002)
  celkem 14,57 bm, tj. 119 evidenčních jednotek, z toho 118 kartonů a 1 balík
• NAD 6 archivní fond Senát Parlamentu ČR – 4. funkční období (2002–2004)
  celkem 16,20 bm, tj. 135 evidenčních jednotek, z toho 132 kartonů a 3 balíky
• NAD 7 archivní fond Senát Parlamentu ČR – 5. funkční období (2004–2006)
  celkem 16,64 bm, tj. 139 evidenčních jednotek, z toho 126 kartonů a 13 balíků
• NAD 8 archivní fond Senát Parlamentu ČR – 6. funkční období (2006–2008)
  celkem 14,85 bm, tj. 121 evidenčních jednotek, z toho 117 kartonů a 4 balíky
• NAD 9 archivní fond Senát Parlamentu ČR – 7. funkční období (2008–2010)
  celkem 13,47 bm, tj. 112 evidenčních jednotek, z toho 110 kartonů a 2 balíky
• NAD 10 archivní fond Senát Parlamentu ČR – 8. funkční období (2010–2012)
  celkem 15,87 bm, tj. 136 evidenčních jednotek, z toho 132 kartonů a 4 balíky
• NAD 11 archivní fond Senát Parlamentu ČR – 9. funkční období (2012–2014)
  celkem 14,31 bm, tj. 129 evidenčních jednotek, z toho 118 kartonů a 11 balíků
• NAD 12 archivní fond Senát Parlamentu ČR – 10. funkční období (2014–2016)
  celkem 13,54 bm, tj. 116 evidenčních jednotek, z toho 110 kartonů a 6 balíků
• NAD 13 archivní fond Senát Parlamentu ČR – 11. funkční období (2016–2018)
  celkem 12,50 bm, tj. 111 evidenčních jednotek, z toho 108 kartonů a 3 balíky
• NAD 14 archivní fond Senát Parlamentu ČR – fotosbírka (1996–1997)
  6,285 GB, tj. 313 evidenčních jednotek

Přírůstek za rok 2019

• fond Senát Parlamentu ČR – 6. funkční období – 0,31 bm
• fond Senát Parlamentu ČR – 10. funkční období – 0,60 bm
• fond Senát Parlamentu ČR – Kancelář Senátu – 5,74 bm

Celkem 6,65 bm

Evidence NAD

V archivu se postupovalo při aktualizaci databáze PEvA v souladu s platným pokynem Odboru archivní správy a spisové služby ministerstva vnitra k vedení evidence NAD ve smyslu zákona č. 499/2004 Sb. v platném znění a předpisů souvisejících. Archivní databáze PEvA byla aktualizována prostřednictvím modulu vnějších změn listů NAD. Data v současném systém PEvA byl připraven a Byl prováděn tisk nových karet ke všem fondům a byly kompletovány spisy o fondu.

Spisová služba a předarchivní péče

Archiv ve spolupráci se všemi dotčenými pracovníky jednotlivých orgánů Senátu a pracovníky Kanceláře Senátu provádí pravidelné aktualizace ve spisovém plánu Senátu tak, aby byl v souladu s platnou legislativou.

III. Výběr, zpracování a využívání archiválií:

1. Výběr archiválií

a) ve skartačním řízení

V roce 2019 byla provedena čtyři skartačních řízení.

Šlo o dokončení rozpracovaného skartačního řízení u Centrální spisovny Kanceláře Senátu z roku 2018 pro dokumenty orgánů Senátu a jeho kancelář z let 1999–2016 v celkovém rozsahu 11 bm.

Skartační řízení u Bezpečnostní ředitelky Kanceláře Senátu pro utajované dokumenty „S“, které však nevznikly z činnosti Senátu P ČR, z roku 2016 v celkovém rozsahu 0,03 bm.

A dále dvě skartační řízení u Odboru ekonomického, první pro dokumenty odboru z let 2006–2013 v celkovém rozsahu 56 bm a druhé pro dokumenty investičního oddělení z let 1996–2003 v rozsahu 3,00 bm.

A dále bylo rozpracované skartační řízení připravené Centrální spisovnou Kanceláře Senátu v roce 2019 pro dokumenty orgánů Senátu a jeho kancelář z let 2002–2017 v celkovém rozsahu 10 bm.

Průběžně probíhá skartační řízení u orgánů Senátu Parlamentu ČR – 12. funkční období (2018–2020), pro dokumenty v režimu A0 z roku 2019, zatím v rozsahu: 1 desky (slib senátorů) a 51 kartonů archiválií: Usnesení Senátu (1 karton), Schůze Senátu Parlamentu ČR (13 kartonů), Veřejná slyšení Senátu (1 karton), Výbory Senátu (13 kartonů), Podvýbory Senátu (3 kartony), Komise Senátu (8 kartonů), Materiály došlé k projednání (6 kartonů), Senátní tisky (4 kartony), Evropské tisky (1 karton), Sekretariát předsedy (1 karton).

Celkem bylo v ukončených skartačních řízeních posouzeno 70,03 bm dokumentů z let 1996-2016, z toho 6,65 bm bylo dokumentů „A“, což je 9,5 % celkového objemu dokumentů.

2. zpracování archiválií

• Bylo prováděno popisování, označování a zpracovávání průběžně předávaných dokumentů z 12. funkčního období Senátu Parlamentu ČR, tedy z jednání pléna Senátu, z výborů, komisí a podvýborů Senátu, materiálů došlých k projednání, senátních a evropských tisků a dokumentů vybraných za archiválie při skartačních řízeních.
• V Archivu Senátu vykonaly v uplynulém roce praxi 12 studentů středních a vysokých škol. Studenti vykonávali pomocné práce spojené s chodem schůzí Senátu a jednoduché manipulační práce s nově převzatými archiváliemi.

3. využívání archiválií

• Vzhledem k 77 % zveřejnění klíčových dokumentů z činnosti Senátu PČR na webových stránkách archivu i Senátu samotného, nenavštívil archiv osobně žádný badatel.
• Pracovnice Archivu Senátu zpracovaly pro potřeby Kanceláře Senátu, Poslanecké sněmovny i veřejnosti 5 složitějších rešerší a poskytly 16 informací a dohledání k činnosti Senátu ze všech archivovaných funkčních období. Rešerše byly provedeny ve 109 evidenčních jednotkách.

IV. Stav archiválií

Vzhledem ke stáří archiválií je jejich fyzický stav beze změn. Dokumenty vzniklé z činnosti orgánů Senátu PČR mající povahu archiválií, lze tisknout z webových stránek Senátu. Jejich zálohování, bezpečnost a bezporuchový chod sítě zajišťuje Odbor informatiky Kanceláře Senátu.

V. Konzervace a restaurování archiválií:

Archiválie, vzhledem k svému stáří, nevyžadují žádný konzervátorský a restaurátorský zásah.

Zpracovala PhDr. Martina Šumová.

V Praze dne 11. 2. 2020

---

Příloha - Tabulky ke Zprávě o činnosti za rok 2019

III. VÝBĚR, ZPRACOVÁNÍ A VYUŽÍVÁNÍ ARCHIVÁLIÍ

Tab. č. 1a
Protokoly o výběru archiválií

a) ve skartačním řízení

Tab. č. 1b
Protokoly o výběru archiválií

a) mimo skartační řízení

Tab. č. 3
Zpracování archiválií

Tab. č. 4
Využívání archiválií

IV. STAV ARCHIVÁLIÍ

Tab. č. 2
Extrémní naměřené hodnoty teploty a relativní vlhkosti podle přílohy č. 5 k vyhlášce č. 645/2004 Sb., odst. II.

Tab. č. 3
Množství zhotovených kopií za rok

V. KONZERVACE A RESTAUROVÁNÍ