Výroční zpráva Archivu Senátu Parlamentu ČR za rok 2017

Sídlo archivu:

Valdštejnské nám. 17/4, 118 01 Praha 1
tel.: 257072605, 257072606
fax: 257 534 310
e-mail: ,
web: http://www.senat.cz/informace/z_historie/archiv_senatu

Zřizovatel archivu:

Česká republika – Kancelář Senátu, Referát archivu a oběhu spisů je včleněn do Organizačního odboru a jeho pracovnice je pověřena vedením ve věcech archivní problematiky.

Akreditace dle zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě vychází z § 80 odst. 4, akreditace byla udělena na základě splnění podmínek stanovených v § 61 zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě rozhodnutím OAS čj. 1605/1-2007 ke dni 30. 10. 2007.

Činnost archivu se soustředila na plnění úkolů daných zákonem č. 499/2004 Sb. o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů v platném znění, a předpisů souvisejících, a úkolů stanovených odborem archivní správy a spisové služby MVČR.

Základní činností archivu je péče o dokumenty vzniklé z činnosti Senátu Parlamentu České republiky a jeho Kanceláře. Nejdůležitější činnosti archivu jsou předarchivní péče, průběžné mimo skartační řízení pro nejvýznamnější dokumenty původce v režimu A0, jejich zpracování a využívání. Skutečnost, že archiv spravuje z hlediska archivního velmi mladé dokumenty, je preferováno pořizování precizních dílčích seznamů a pomocných evidencí usnadňujících vyhledávání před definitivním pořádáním fondů. V evidenci NAD probíhala běžná údržba související se skartačními a mimo skartačními řízeními.

Prostorová situace archivu je v delším časovém horizontu neuspokojivá a vyžaduje dořešení v dohledné době. Depozitáře jsou naplněny z 86%. Depozitáře nejsou opatřeny klimatizací, a proto dochází zejména v letních měsících k výkyvům teplot a vlhkosti. Teplota kolísala do 18,3 ˚C do 25,4 ˚C. Vlhkost se pohybovala v rozmezí 25,6 a 53 % relativní vlhkosti.

I. Personální podmínky v archivu:

  • rozhodováním ve věcech Archivu Senátu pověřena: PhDr. Martina Šumová
  • systemizovaný a skutečný stav pracovníků: 2/2, vzdělání 1 x vysokoškolské (Martina Šumová), 1 x středoškolské (Pavla Šolcová)
  • funkční zařazení: odborná správa archivních fondů a sbírek a předarchivní péče, vedení evidence NAD, zajišťování a organizace služeb v Jednacím sále při plenárních zasedáních Senátu.

II. Celkové množství evidovaných archiválií:

Po dohodě s Archivní správou MV ČR proběhlo v roce 2014 rozdělení dosud jediného archivního fondu Senát Parlamentu ČR na samostatné archivní fondy podle jednotlivých funkčních období. Nyní archiv spravuje celkem 13 archivních fondů, a sice:

  • NAD 1 archivní fond Senát Parlamentu ČR – 1. funkční období (1996–1998)
    celkem 13,5 bm, tj. 128 evidenčních jednotek, z toho 107 kartonů, 1 fascikl, 20 jiné – předměty faleristické povahy – inventarizovaný fond
  • NAD 2 archivní fond Senát Parlamentu ČR – dokumentace (1996–2014)
    celkem 97,58 bm, tj. 728 evidenčních jednotek, z toho 685 kartonů, 2 balíky a 24 jiné – tubusy a kalendáře
  • NAD 3 archivní fond Senát Parlamentu ČR – Kancelář Senátu (1996–2012)
    celkem 36,78 bm, tj. 323 evidenčních jednotek, z toho 266 kartonů, 8 úředních knih a 12 registraturních pomůcek, 36 balíků a 1 jiná ev. jednotka
  • NAD 4 archivní fond Senát Parlamentu ČR – 2. funkční období (1998–2000)
    celkem 16,45 bm, tj. 138 evidenčních jednotek, z toho 137 kartonů a 1 balík
  • NAD 5 archivní fond Senát Parlamentu ČR – 3. funkční období (2000–2002)
    celkem 14,57 bm, tj. 119 evidenčních jednotek, z toho 118 kartonů a 1 balík
  • NAD 6 archivní fond Senát Parlamentu ČR – 4. funkční období (2002–2004)
    celkem 16,20 bm, tj. 135 evidenčních jednotek, z toho 132 kartonů a 3 balíky
  • NAD 7 archivní fond Senát Parlamentu ČR – 5. funkční období (2004–2006)
    celkem 16,64 bm, tj. 139 evidenčních jednotek, z toho 126 kartonů a 13 balíků
  • NAD 8 archivní fond Senát Parlamentu ČR – 6. funkční období (2006–2008)
    celkem 14,54 bm, tj. 119 evidenčních jednotek, z toho 117 kartonů a 2 balíky
  • NAD 9 archivní fond Senát Parlamentu ČR – 7. funkční období (2008–2010)
    celkem 13,47 bm, tj. 112 evidenčních jednotek, z toho 110 kartonů a 2 balíky
  • NAD 10 archivní fond Senát Parlamentu ČR – 8. funkční období (2010–2012)
    celkem 15,87 bm, tj. 136 evidenčních jednotek, z toho 132 kartonů a 4 balíky
  • NAD 11 archivní fond Senát Parlamentu ČR – 9. funkční období (2012–2014)
    celkem 14,31 bm, tj. 129 evidenčních jednotek, z toho 118 kartonů a 11 balíků
  • NAD 12 archivní fond Senát Parlamentu ČR – 10. funkční období (2014–2016)
    celkem 12,94 bm, tj. 113 evidenčních jednotek, z toho 110 kartonů a 3 balíky
  • NAD 13 archivní fond Senát Parlamentu ČR – 11. funkční období (2016–2018)
    celkem 0,07 bm, tj. 2 evidenční jednotky, z toho 2 balíky

Přírůstek za rok 2017

  • fond Senát Parlament ČR – Kancelář Senátu – 1,9 bm
  • fond Senát PČR – 5. funkční období – 1,08 bm
  • fond Senát PČR – 7. funkční období – 0,02 bm
  • fond Senát PČR – 8. funkční období – 0,13 bm
  • fond Senát PČR – 9. funkční období – 0,73 bm
  • fond Senát PČR – 10. funkční období – 0,28 bm
  • fond Senát PČR – 11. funkční období – 0,07 bm

Celkem 4,21 bm

Evidence NAD

V archivu se postupovalo při aktualizaci databáze PEvA v souladu s platným pokynem Odboru archivní správy a spisové služby ministerstva vnitra k vedení evidence NAD ve smyslu zákona č. 499/2004 Sb. v platném znění a předpisů souvisejících. Archivní databáze PEvA byla aktualizována prostřednictvím modulu vnějších změn listů NAD. Byl prováděn tisk nových karet ke všem fondům a byly kompletovány spisy o fondu.

III. Výběr, zpracování a využívání archiválií:

1. Výběr archiválií

a) ve skartačním řízení

V roce 2017 byla provedena čtyři skartační řízení.

Šlo o dokončení skartačního řízení z roku 2016 připravené Centrální spisovnou Kanceláře Senátu pro dokumenty orgánů Senátu a jeho kancelář z let 1998–2014 v celkovém rozsahu 10,2 bm, z čehož 1,74 bm bylo dokumentů „A“.

Skartační řízení u Bezpečnostní ředitelky Kanceláře Senátu pro utajované dokumenty „S“, které však nevznikly z činnosti Senátu P ČR, z let 2013–2014 v celkovém rozsahu 0,03 bm.

Skartační řízení u Odboru ekonomického Kanceláře Senátu pro dokumenty „S“ z let 1998-2013 v celkovém rozsahu 56 bm.

Skartační řízení připravené Centrální spisovnou Kanceláře Senátu v roce 2017 pro dokumenty orgánů Senátu a jeho kancelář z let 2000–2016 v celkovém rozsahu 9 bm, z čehož 2,4 bm bylo dokumentů „A“.

Celkem bylo ve skartačních řízeních posouzeno 75,23 bm dokumentů z let 1998-2016, z toho 4,14 bm bylo dokumentů „A“, což je 5,5 % celkového objemu dokumentů.

b) v mimoskartačním řízení

Mimo skartační řízení proběhlo na Sekretariátu předsedy Senátu a bylo při něm předáno 0,07 bm dokumentů „A“ z roku 2017. Během celého roku 2017 bylo prováděno průběžně přebírání dokumentů se znakem A0 ze všech orgánů Senátu PČR v jeho 11. funkčním období (2016–2018), které bude zaevidováno až na konci tohoto funkčního období. Zatím takto bylo předáno 64 kartonů archiválií: Usnesení Senátu (2 kartony), Schůze Senátu (19 kartonů), Výbory Senátu (13 kartonů), Podvýbory Senátu (1 karton), Komise Senátu (2 kartony), Materiály došlé k projednání (15 kartonů), Senátní tisky (7 kartonů), Evropské tisky (4 kartony), Slib Senátorů (1 balík).

Celkem bylo posouzeno 75,3 bm dokumentů, z nichž bylo vybráno k trvalému uložení do Archivu Senátu 4,21 bm, které jsou uloženy ve 56 balících.

2. zpracování archiválií

  • Bylo prováděno popisování, označování a zpracovávání průběžně předávaných dokumentů z 11. funkčního období Senátu Parlamentu ČR, tedy z jednání pléna Senátu, z výborů, komisí a podvýborů Senátu, materiálů došlých k projednání, senátních a evropských tisků.
  • V Archivu Senátu vykonaly v uplynulém roce praxi 4 stážistky (středoškolačky). Stážistky vykonávaly pomocné práce spojené s chodem schůzí Senátu a jednoduché manipulační práce s nově převzatými archiváliemi.

3. využívání archiválií

  • Vzhledem k 77 % zveřejnění klíčových dokumentů z činnosti Senátu PČR na webových stránkách archivu i Senátu samotného, navštívil archiv osobně jen jeden badatel.
  • Pracovnice Archivu Senátu zpracovaly pro potřeby Kanceláře Senátu, Poslanecké sněmovny i veřejnosti 6 složitějších rešerší a poskytly 21 informací a dohledání k činnosti Senátu ze všech archivovaných funkčních období.

IV. Stav archiválií

Vzhledem ke stáří archiválií je jejich fyzický stav beze změn. Dokumenty vzniklé z činnosti orgánů Senátu PČR mající povahu archiválií lze tisknout z webových stránek Senátu. Jejich zálohování, bezpečnost a bezporuchový chod sítě zajišťuje Odbor informatiky Kanceláře Senátu.

V. Konzervace a restaurování archiválií:

Archiválie, vzhledem k svému stáří, nevyžadují žádný konzervátorský a restaurátorský zásah.

Zpracovala PhDr. Martina Šumová.

V Praze dne 15. 1. 2018


Příloha - Tabulky ke Zprávě o činnosti za rok 2017

III. VÝBĚR, ZPRACOVÁNÍ A VYUŽÍVÁNÍ ARCHIVÁLIÍ

Tab. č. 1a
Protokoly o výběru archiválií

a) ve skartačním řízení

Původce Počet protokolů Množství posouzených dokumentů v bm Množství vyřazených dokumentů v bm Množství vyřazených dokumentů v % Počet správních řízení podle § 10 odst. 3
Senát a Kancelář Senátu P ČR 4 75,23 71,05 94,44
CELKEM 4 75,23 71,05 94,44 0

Tab. č. 1b
Protokoly o výběru archiválií

a) mimo skartační řízení

Původce nebo vlastník Počet protokolů v členění podle § 11 odst. 1 Množství posouzených dokumentů v bm Množství vyřazených dokumentů v bm v případě písm. b Množství vyřazených dokumentů v % v příp. písm. b Počet správních řízení podle § 12 odst. 4
Senát a Kancelář Senátu P ČR 1 0,07 0,00 0,00
CELKEM 1 0,07 0,00 0,00 0

Tab. č. 3
Zpracování archiválií

Název archivního souboru Zpracováno bm za rok Inventarizováno bm za rok Zkatalog. evidenčních jednotek Počet katalog. záznamů Zrejstříkováno evidenčních jednotek
definitivně průběžně
0,00 0,00 0,00 0 0 0
CELKEM 0,00 0,00 0,00 0 0 0

Tab. č. 4
Využívání archiválií

Počet badatelů celkem Z toho cizinců Počet badatelských návštěv Počet správních řízení podle § 38 odst. 2 Počet zapůjčených evidenčních jednotek Počet vypůjčených evidenčních jednotek Počet rešerší pro úřední potřebu Počet rešerší pro soukromé účely
1 0 1 0 0 1 20 7
CELKEM 1 0 1 0 0 1 20 7

IV. STAV ARCHIVÁLIÍ

Tab. č. 2
Extrémní naměřené hodnoty teploty a relativní vlhkosti podle přílohy č. 5 k vyhlášce č. 645/2004 Sb., odst. II.

Místo měření Datum měření Teplota v °C Relativní vlhkost v %
Depozitáře v archivu jsou pravidelně kontrolovány a měření je prováděno automaticky

Tab. č. 3
Množství zhotovených kopií za rok

Název archivního souboru Počet políček bezpečnostního mikrofilmu Počet kusů bezpečnostních negativů Počet políček studijních kopií Počet digitálních kopií
0 0 0 0

V. KONZERVACE A RESTAUROVÁNÍ

Druh archiválií Značka archivního souboru Zkonzervováno a zrestaurováno Počet
0 0 0