Výroční zpráva Archivu Senátu Parlamentu ČR za rok 2015

Sídlo archivu:

Valdštejnské nám. 17/4, 118 01 Praha 1
tel.: 257072605, 257072606
fax: 257 534 310
e-mail: ,
web: http://www.senat.cz/informace/z_historie/archiv_senatu

Zřizovatel archivu:

Česká republika – Kancelář Senátu, Referát archivu a oběhu spisů je včleněn do Organizačního odboru a jeho pracovnice je pověřena vedením ve věcech archivní problematiky.

Akreditace dle zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě vychází z § 80 odst. 4, akreditace byla udělena na základě splnění podmínek stanovených v § 61 zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě rozhodnutím OAS čj. 1605/1-2007 ke dni 30. 10. 2007.

I. Personální podmínky v archivu:

  • rozhodováním ve věcech Archivu Senátu pověřena: PhDr. Martina Šumová
  • systemizovaný a skutečný stav pracovníků: 2/2, vzdělání 1x vysokoškolské, 1x středoškolské
  • funkční zařazení: odborná správa archivních fondů a sbírek a předarchivní péče, vedení evidence NAD, zajišťování a organizace služeb v Jednacím sále při plenárních zasedáních Senátu.

II. Celkové množství evidovaných archiválií:

Po dohodě s Archivní správou MV ČR proběhlo v roce 2014 rozdělení dosud jediného archivního fondu Senát Parlamentu ČR na zatím osm samostatných archivních fondů podle jednotlivých funkčních období. Nyní archiv spravuje celkem 11 archivních fondů, a sice:

  • NAD 1 archivní fond Senát Parlamentu ČR – 1. funkční období (1996–1998)
    celkem 13,5 bm, tj. 128 evidenčních jednotek, z toho 107 kartonů, 1 fascikl, 20 jiné – předměty faleristické povahy – inventarizovaný fond
  • NAD 2 archivní fond Senát Parlamentu ČR – dokumentace (1996–2014)
    celkem 97,58 bm, tj. 728 evidenčních jednotek, z toho 685 kartonů, 2 balíky a 24 jiné – tubusy a kalendáře
  • NAD 3 archivní fond Senát Parlamentu ČR – Kancelář Senátu (1996–2012)
    celkem 34,53 bm, tj. 293 evidenčních jednotek, z toho 263 kartonů, 8 úředních knih a 12 registraturních pomůcek, 9 balíků a 1 jiná ev. jednotka
  • NAD 4 archivní fond Senát Parlamentu ČR – 2. funkční období (1998–2000)
    celkem 16,45 bm, tj. 138 evidenčních jednotek, z toho 137 kartonů a 1 balík
  • NAD 5 archivní fond Senát Parlamentu ČR – 3. funkční období (2000–2002)
    celkem 14,57 bm, tj. 119 evidenčních jednotek, z toho 118 kartonů a 1 balík
  • NAD 6 archivní fond Senát Parlamentu ČR – 4. funkční období (2002–2004)
    celkem 16,20 bm, tj. 135 evidenčních jednotek, z toho 132 kartonů a 3 balíky
  • NAD 7 archivní fond Senát Parlamentu ČR – 5. funkční období (2004–2006)
    celkem 15,56 bm, tj. 128 evidenčních jednotek, z toho 126 kartonů a 2 balíky
  • NAD 8 archivní fond Senát Parlamentu ČR – 6. funkční období (2006–2008)
    celkem 14,54 bm, tj. 119 evidenčních jednotek, z toho 117 kartonů a 2 balíky
  • NAD 9 archivní fond Senát Parlamentu ČR – 7. funkční období (2008–2010)
    celkem 13,45 bm, tj. 111 evidenčních jednotek, z toho 110 kartonů a 1 balík
  • NAD 10 archivní fond Senát Parlamentu ČR – 8. funkční období (2010–2012)
    celkem 15,74 bm, tj. 134 evidenčních jednotek, z toho 132 kartonů a 2 balíky
  • NAD 11 archivní fond Senát Parlamentu ČR – 9. funkční období (2012–2014)
    celkem 13,58 bm, tj. 118 evidenčních jednotek, z toho 118 kartonů

Přírůstek za rok 2015

  • fond Senát Parlament ČR – Kancelář Senátu – 3,91 bm
  • fond Senát PČR – 3. funkční období – 0 bm
  • fond Senát PČR – 4. funkční období – 1,96 bm
  • fond Senát PČR – 6. funkční období – 0,46 bm
  • fond Senát PČR – 7. funkční období – 0,23 bm
  • fond Senát PČR – 8. funkční období – 0,69 bm
  • fond Senát PČR – 9. funkční období – 13,58 bm

III. Výběr, zpracování a využívání archiválií:

1. Výběr archiválií

a) ve skartačním řízení

V roce 2015 byla provedena tři skartační. Nejrozsáhlejší bylo skartační řízení připravené Centrální spisovnou pro dokumenty Senát a jeho kanceláře. Celkem bylo ve skartačním řízení posouzeno 17 bm dokumentů z let 1996-2013, z toho 4,5 bm bylo dokumentů „A“.

Dále bylo provedeno skartační řízení u Bezpečnostní ředitelky pro utajované dokumenty, které však nevznikly z činnosti Senátu P ČR, z let 2012-2013, v celkovém rozsahu 0,03 bm.

Poslední skartační řízení proběhlo u Odboru technického zajištění v rozsahu 3,5 bm pro dokumenta z let 1996-2009, kde všechny dokumenty byly posouzeny jako dokumenty typu „S“.

b) v mimoskartačním řízení

Mimoskartační řízení č. 1/2015 bylo provedeno u Sekretariátu předsedy Senátu PČR pro dokumenty typu „A“ adresované předsedovi Senátu v 9. funkčního období, z let 2013–2014, v celkovém rozsahu 0,12 bm.

Mimoskartační řízení č. 2/2014 bylo provedeno průběžně během celého 9. funkčního období u orgánů Senátu PČR pro dokumenty A z let 2012-2014, v celkovém rozsahu 13,34 bm – 116 kartonů.

Celkem bylo posouzeno 33,99 bm dokumentů, z nichž bylo vybráno k trvalému uložení do Archivu Senátu 17,96 bm, které po přemanipulování jsou uloženy ve 181 kartonech o celkové metráži 20,83 bm.

2. zpracování archiválií

  • Bylo dokončeno popisování, označování a zpracovávání průběžně předávaných dokumentů z 9. a 10. funkčního období Senátu Parlamentu ČR, tedy z výborů, komisí a podvýborů Senátu a z jednání Senátu.
  • V Archivu Senátu vykonalo v uplynulém roce praxi 12 stážistů (středoškoláci a vysokoškoláci). Stážisté vykonávali pomocné práce spojené s chodem schůzí Senátu.

3. využívání archiválií

  • Vzhledem k 77 % zveřejnění klíčových dokumentů z činnosti Senátu PČR na webových stránkách archivu i Senátu samotného, navštívili archiv osobně jen 2 badatelé.
  • Pracovnice Archivu Senátu zpracovaly pro potřeby Kanceláře Senátu, Poslanecké sněmovny i veřejnosti 12 složitějších rešerší a poskytly 56 informací a dohledání k činnosti Senátu ze všech archivovaných funkčních období.

IV. Stav archiválií

Vzhledem ke stáří archiválií je jejich fyzický stav beze změn. Dokumenty vzniklé z činnosti orgánů Senátu PČR mající povahu archiválií lze tisknout z webových stránek Senátu. Jejich zálohování, bezpečnost a bezporuchový chod sítě zajišťuje Odbor informatiky Kanceláře Senátu.

V. Konzervace a restaurování archiválií:

Archiválie, vzhledem k svému stáří, nevyžadují žádný konzervátorský a restaurátorský zásah.

Zpracovala PhDr. Martina Šumová.

V Praze dne 26. 1. 2016


ARCHIV SENÁTU PARLAMENTU ČR

Využívání archiválií a provoz badatelny v roce 2015

  počet badatelů z toho cizinci badatelské návštěvy počet evidenčních jednotek rešerše pro bezpečnostní negativy bezpečnostní mikrofilm - počet políček studijní mikrofilm - počet políček digitální kopie
zápůjčky výpůjčky úřední potřebu soukromou potřebu
Archiv Senátu PČR 2 1 3 0 8 ev. j. 62 8 0 0 0 Fond Senát 77 %

Přehled evidenčních údajů k 31. 12. 2015

Základní souhrnné informace ze základní evidence NAD

  počet arch. souborů celkem vykazovaná metráž celkem (bm) z toho nezpracovaná (bm) zpracovaná (bm) z toho inventarizovaná (bm) počet pomůcek počet evidenčních jednotek fyzický stav
nepoškozeno poškozeno nezjištěno
AS PČR 11 265,7 252,2 13,5 13,5 1 2134 100 % 0 0

Výkony v roce 2015

Výběr archiválií a delimitace archiválií, celkové vnější změny

  posouzeno celkem (bm) vyřazeno počet protokolů o výběru
§ 3. odst. 1 + 2
zpracováno (bm) inventarizováno (bm) zindexováno evidenčních jednotek zrejstříkováno evidenčních jednotek
v bm v % skartační řízení mimo skart. řízení definitivně průběžně
AS PČR 33,99 16,03 47 % 3 2