Výroční zpráva Archivu Senátu Parlamentu ČR za rok 2014

Sídlo archivu:

Valdštejnské nám. 17/4, 118 01 Praha 1
tel.: 257072605, 257072606
fax: 257 534 310
e-mail: ,
web: http://www.senat.cz/informace/z_historie/archiv_senatu

Zřizovatel archivu:

Česká republika – Kancelář Senátu, Referát archivu a oběhu spisů je včleněn do Organizačního odboru a jeho pracovnice je pověřena vedením ve věcech archivní problematiky.

Akreditace dle zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě vychází z § 80 odst. 4, akreditace byla udělena na základě splnění podmínek stanovených v § 61 zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě rozhodnutím OAS čj. 1605/1-2007 ke dni 30. 10. 2007.

I. Personální podmínky v archivu:

  • rozhodováním ve věcech Archivu Senátu pověřena: Bc. Jitka Horská, poté PhDr. Martina Šumová (od 1. 9. 2014)
  • systemizovaný a skutečný stav pracovníků: 2/2, vzdělání 1x vysokoškolské, 1x středoškolské
  • funkční zařazení: odborná správa archivních fondů a sbírek a předarchivní péče, vedení evidence NAD, zajišťování a organizace služeb v Jednacím sále při plenárních zasedáních Senátu.

II. Celkové množství evidovaných archiválií:

Po dohodě s Archivní správou MV ČR proběhlo v roce 2014 rozdělení dosud jediného archivního fondu Senát Parlamentu ČR na zatím osm samostatných archivních fondů podle jednotlivých funkčních období. Nyní archiv spravuje celkem 10 archivních fondů, a sice:

  • NAD 1 archivní fond Senát Parlamentu ČR – 1. funkční období (1996–1998)
    celkem 13,5 bm, tj. 128 evidenčních jednotek, z toho 107 kartonů, 1 fascikl, 20 jiné – předměty faleristické povahy – inventarizovaný fond
  • NAD 2 archivní fond Senát Parlamentu ČR – dokumentace (1996–2014)
    celkem 97,58 bm, tj. 728 evidenčních jednotek, z toho 685 kartonů, 2 balíky a 24 jiné – tubusy a kalendáře
  • NAD 3 archivní fond Senát Parlamentu ČR – Kancelář Senátu (1996–2012)
    celkem 30,62 bm, tj. 236 evidenčních jednotek, z toho 217 kartonů, 8 úředních knih a 12 registraturních pomůcek, 9 balíků a 1 jiná ev. jednotka
  • NAD 4 archivní fond Senát Parlamentu ČR – 2. funkční období (1998–2000)
    celkem 16,45 bm, tj. 138 evidenčních jednotek, z toho 137 kartonů a 1 balík
  • NAD 5 archivní fond Senát Parlamentu ČR – 3. funkční období (2000–2002)
    celkem 14,57 bm, tj. 119 evidenčních jednotek, z toho 118 kartonů a 1 balík
  • NAD 6 archivní fond Senát Parlamentu ČR – 4. funkční období (2002–2004)
    celkem 14,24 bm, tj. 120 evidenčních jednotek, z toho 115 kartonů a 3 balíky
  • NAD 7 archivní fond Senát Parlamentu ČR – 5. funkční období (2004–2006)
    celkem 15,46 bm, tj. 128 evidenčních jednotek, z toho 126 kartonů a 2 balíky
  • NAD 8 archivní fond Senát Parlamentu ČR – 6. funkční období (2006–2008)
    celkem 14,08 bm, tj. 115 evidenčních jednotek, z toho 113 kartonů a 2 balíky
  • NAD 9 archivní fond Senát Parlamentu ČR – 7. funkční období (2008–2010)
    celkem 13,22 bm, tj. 109 evidenčních jednotek, z toho 108 kartonů a 1 balík
  • NAD 10 archivní fond Senát Parlamentu ČR – 8. funkční období (2010–2012)
    celkem 15,05 bm, tj. 128 evidenčních jednotek, z toho 126 kartonů a 2 balíky

Přírůstek za rok 2014

  • fond Senátu Parlamentu ČR – 1,37 bm
  • fond Senát Parlament ČR – Kancelář Senátu – 1,62 bm
  • fond Senát PČR – 6. funkční období – 0,12 bm
  • fond Senát PČR – 8. funkční období – 0,05 bm

III. Výběr, zpracování a využívání archiválií:

1. Výběr archiválií

a) ve skartačním řízení

V lednu 2014 J. Horská dokončila skartační řízení připravené Centrální spisovnou. V souvislosti s tímto skartačním řízením udělila ještě A. Blodigová povolení ke zničení 0,52 t s prošlými skartačními lhůtami, které neměly pro další činnost KS žádný provozní význam dokumentů (v celkovém rozsahu 135,44 bm, z toho 2,99 bm bylo dokumentů „A“).

Dále bylo provedeno skartační řízení u Bezpečnostní ředitelky pro utajované dokumenty, které však nevznikly z činnosti Senátu P ČR, z let 2004-2011, v celkovém rozsahu 0,08 bm.

V prosinci 2014 bylo provedeno skartační řízení u Odboru ekonomického pro dokumenty z let 1999–2008, v celkovém rozsahu 2,88 bm. Jednalo se o účetní dokumenty typu „S“.

b) v mimoskartačním řízení

Mimoskartační řízení č. 1/2014 bylo provedeno na Sekretariátu předsedy Senátu PČR pro dokumenty typu „A“ adresované předsedovi Senátu z 8. a 9. funkčního období, z let 2011–2013, v celkovém rozsahu 0,05 bm – 2 balíky.

Mimoskartační řízení č. 2/2014 bylo provedeno v registratuře Výboru pro územní rozvoj, veřejnou správu a životní prostředí pro dokumenty typu „A“ z 6. funkčního období, z roku 2007, v celkovém rozsahu 0,12 bm – 1 karton.

V roce 2014 pokračovalo plynulé předávání dokumentů „A“ v rámci mimoskartačního řízení dle Spisového řádu Kanceláře Senátu z činnosti Senátu Parlamentu ČR v 9. funkčním období (2012–2014), které bude dokončeno v prvním čtvrtletí roku 2015.

Probíhá také rozsáhlejší mimoskartační řízení pro dokumenty Samostatného oddělení protokolu, které bude dokončeno v lednu 2015.

Celkem bylo posouzeno 138,57 bm dokumentů, z nichž bylo vybráno k trvalému uložení do Archivu Senátu 3,16 bm.

2. zpracování archiválií

  • Vzhledem ke změnám v personálním obsazení archivu nebylo přistoupeno k inventarizaci archivních fondů. Nicméně se pokračovalo v popisování, označování a zpracovávání průběžně předávaných dokumentů z 9. funkčního období Senátu Parlamentu ČR, tedy z výborů, komisí a podvýborů Senátu a z jednání Senátu.
  • V Archivu Senátu vykonalo v uplynulém roce praxi 6 stážistů, 2 středoškoláci a 4 vysokoškoláci (Vysoká škola mezinárodních veřejných vztahů, o.p.s., Západočeská univerzita v Plzni, Univerzita Karlova v Praze, Vysoká škola ekonomická v Praze). Stážisté vykonávali pomocné práce spojené s chodem schůzí Senátu.

3. využívání archiválií

  • Vzhledem k 77 % zveřejnění klíčových dokumentů z činnosti Senátu PČR na webových stránkách archivu i Senátu samotného, navštívili archiv osobně jen 2 badatelé.
  • Pracovnice Archivu Senátu zpracovaly pro potřeby Kanceláře Senátu, Poslanecké sněmovny i veřejnosti 23 složitějších rešerší a poskytly cca 50 informací a dohledání k činnosti Senátu ze všech archivovaných funkčních období.
  • Archiv Senátu zajistil dvě exkurze pro kolegy archiváře. Archiv navštívilo celkem 20 návštěvníků.

IV. Stav archiválií

Vzhledem ke stáří archiválií je jejich fyzický stav beze změn. Dokumenty vzniklé z činnosti orgánů Senátu PČR mající povahu archiválií lze tisknout z webových stránek Senátu. Jejich zálohování, bezpečnost a bezporuchový chod sítě zajišťuje Odbor informatiky Kanceláře Senátu.

V. Konzervace a restaurování archiválií:

Archiválie, vzhledem k svému stáří, nevyžadují žádný konzervátorský a restaurátorský zásah.

Na základě podkladů Bc. Jitky Horské zpracovala PhDr. Martina Šumová.

V Praze dne 9. 1. 2015


ARCHIV SENÁTU PARLAMENTU ČR

Využívání archiválií a provoz badatelny v roce 2014

  počet badatelů z toho cizinci badatelské návštěvy počet evidenčních jednotek rešerše pro bezpečnostní negativy bezpečnostní mikrofilm - počet políček studijní mikrofilm - počet políček digitální kopie
zápůjčky výpůjčky úřední potřebu soukromou potřebu
Archiv Senátu PČR 2 0 2 0 8 ev. j. 65 8 0 0 0 Fond Senát 77 %

Přehled evidenčních údajů k 31. 12. 2014

Základní souhrnné informace ze základní evidence NAD

  počet arch. souborů celkem vykazovaná metráž celkem (bm) z toho nezpracovaná (bm) zpracovaná (bm) z toho inventarizovaná (bm) počet pomůcek počet evidenčních jednotek fyzický stav
nepoškozeno poškozeno nezjištěno
AS PČR 10 244,87 231,37 13,5 13,5 61 1953 100 % 0 0

Výkony v roce 2014

Výběr archiválií a delimitace archiválií, celkové vnější změny

  posouzeno celkem (bm) vyřazeno počet protokolů o výběru
§ 3. odst. 1 + 2
zpracováno (bm) inventarizováno (bm) zindexováno evidenčních jednotek zrejstříkováno evidenčních jednotek
v bm v % skartační řízení mimo skart. řízení definitivně průběžně
AS PČR 138,57 135,41 98 % 2 2 +
2 probíhající