Výroční zpráva Archivu Senátu za rok 2013

Sídlo archivu:

Valdštejnské nám. 17/4, 118 01 Praha 1
tel.: 257072605, 257072606
fax: 257 534 310
e-mail: ,
web: http://www.senat.cz/informace/z_historie/archiv_senatu

Zřizovatel archivu:

Česká republika – Kancelář Senátu, Referát archivu a oběhu spisů je včleněn do Organizačního odboru a jeho pracovnice je pověřena vedením ve věcech archivní problematiky.

Akreditace dle zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě vychází z § 80 odst. 4, akreditace byla udělena na základě splnění podmínek stanovených v § 61 zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě rozhodnutím OAS čj. 1605/1-2007 ke dni 30. 10. 2007.

I. Personální podmínky v archivu:

  • rozhodováním ve věcech Archivu Senátu pověřena: Bc. Jitka Horská
  • systemizovaný a skutečný stav pracovníků: 2/2, vzdělání 1x vysokoškolské, 1x středoškolské
  • funkční zařazení: odborná správa archivních fondů a sbírek a předarchivní péče, vedení evidence NAD, zajišťování a organizace služeb v jednacím sále při plenárních zasedáních Senátu.

II. Celkové množství evidovaných archiválií:

  • archivní fond Senát Parlamentu ČR, časový rozsah 1996-2012
    celkem 152,00 bm, tj. 963 evidenčních jednotek, z toho 935 kartonů a 28 jiných ev. jednotek
  • archivní fond Senát Parlamentu ČR – dokumentace, časový rozsah 1996-2013
    celkem 97,58 bm, tj. 711 evidenčních jednotek, z toho 685 kartonů, 2 balíky a 2 jiné ev. jedn.
  • archivní fond Senát Parlamentu ČR – Kancelář Senátu, časový rozsah 1996 – 2012
    celkem 31,51 bm, tj. 236 evidenčních jednotek, z toho 217 kartonů, 6 úředních knih a 12 registraturních pomůcek a 1 jiná ev. jednotka

Přírůstek za rok 2013

  • fond Senát PČR – 0 bm (přírůstek v r. 2014 tj. na konci funkčního období)
  • fond Senát Parlamentu ČR - dokumentace – 0 bm
  • fond Senát Parlamentu ČR - Kancelář Senátu – 2,16 bm, tj. 18 kartonů

III. Výběr, zpracování a využívání archiválií:

1. Výběr archiválií

a) ve skartačním řízení

V roce 2013 Archiv provedl skartační řízení, která připravila Tajná spisovna KS. Tajné dokumenty s prošlými skartačními lhůtami, které nemají pro další činnost KS žádný význam, celkem 0,8 bm, byly v tajné spisovně se souhlasem archivu skartovány.

Dále archiv zahájil další skartační řízení připravené Centrální spisovnou. V souvislosti s tímto skartačním řízením udělil v srpnu 2013 prostřednictvím A. Blodigové povolení ke zničení dalších 0,52 t dokumentů (neměřeno na bm!) s prošlými skartačními lhůtami, které neměly pro další činnost KS žádný provozní význam.

Toto skartační řízení pokračuje od prosince 2013 a bude dokončeno v průběhu ledna 2014.

b) v mimoskartačním řízení

Během mimoskartačního řízení na Oddělní vztahů s veřejností KS byly vyřazeny veškeré předložené dokumenty, v celkovém rozsahu 62 bm. Jednalo se o dokumenty typu „S“, bez trvalého významu, jejichž původcem nebyl Senát ani Kancelář Senátu.

V rámci dalšího mimoskartačního řízení na Ekonomickém odboru bylo vybráno a zaevidováno 2,16 bm archiválií.

Celkem bylo posouzeno 64,96 bm dokumentů, z nichž bylo vyřazeno 97% dokumentů bez trvalé hodnoty.

2. zpracování archiválií

  • Byl dokončen inventář spolu s rejstříky k 1. funkčního období (18. 12. 1996-16. 12. 1998) fondu Senát PČR (dále S).
  • Archiválie fondu S přebírané průběžně z výborů, komisí a podvýborů Senátu a z jednání Senátu jsou postupně zpřístupňovány, tj. popsány, označeny a zpracovány pro potřeby dohledání.
  • V AS vykonali v uplynulém roce praxi 3 stážisté, 2 ze Střední odborné školy pro administrativu Evropské unie Praha a 1 z TRIVIS - Střední škola veřejnoprávní a Vyšší odborná škola prevence kriminality a krizového řízení Praha, s.r.o.
    Stážisté v archivu vykonávali pomocné práce spojené se zpracováním archiválií. Praxe byla spojena s návštěvou jiných senátních pracovišť a účastí stážistů na schůzích Senátu.
    Odbornou praxi zde absolvoval také Josef Nožička, student archivnictví na FF UK, který se významně podílel na grafické úpravě inventáře k 1. funkčnímu období fondu Senát PČR.

3. využívání archiválií

  • Vzhledem k 77 % zveřejnění klíčových dokumentů z činnosti Senátu PČR na webových stránkách archivu i Senátu samotného, navštívili archiv osobně pouze 2 badatelé.
  • Pracovnice Archivu Senátu poskytly pro potřeby Kanceláře Senátu, Poslanecké sněmovny i veřejnosti cca 75 informací a dohledání k činnosti Senátu ze všech archivovaných funkčních obdobích.
  • AS zajistil exkurze pro kolegy archiváře. Archiv navštívilo celkem 9 návštěvníků, především z odborných pracovišť.

IV. Stav archiválií

Vzhledem ke stáří archiválií je jejich fyzický stav beze změn. Dokumenty vzniklé z činnosti orgánů Senátu PČR mající povahu archiválií lze tisknout z webových stránek Senátu. Jejich zálohování, bezpečnost a bezporuchový chod sítě zajišťuje Odbor informatiky Kanceláře Senátu.

V. Konzervace a restaurování archiválií:

Konzervátorské a restaurátorské zásahy nejsou třeba.

Na základě podkladů Alexandry Blodigové zpracovala Bc. Jitka Horská.

V Praze dne 20. 1. 2014