Výroční zpráva Archivu Senátu za rok 2012

Archiv Senátu PČR je specializovaný akreditovaný archiv, jehož zřizovatelem je Kancelář Senátu PČR (dále KS). Archiv je součástí referátu archivu a oběhu spisů, který je začleněn do Organizačního odboru KS. Odborná činnost se řídí zákonem č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě, vyhlášeném zákonem č.329/2012 Sb., a prováděcích vyhlášek.

Personálně zajišťují výběr, zpracování, ukládání a zpřístupňování archiválií dva archiváři. Rozhodováním ve věcech Archivu Senátu je pověřena Alexandra Blodigová, e-mail: , tel. č. 257072605.

Badatelna Archivu Senátu PČR je umístěna v romantickém prostředí Malého Fürstenberského paláce, přístup vchodem z Valdštejnské ulice do Kolovratského paláce. Archiv umožňuje každému žadateli za podmínek stanovených vyhláškou č. 213/2012 Sb., o provádění ustanovení zákona o archivnictví a spisové službě a v souladu s Badatelským řádem, nahlížet do archiválií.

Archivní fondy. Do péče Archivu náleží přes 237 bm archiválií začleněných do tří archivních fondů: Senát PČR, Senát PČR - dokumentace a fond Senát - Kancelář Senátu. Přírůstky za rok 2012: k f. Senát PČR 21 bm z činnosti orgánů Senátu PČR za 8. FO a výběr archiválií ze skartačních řízení. Přírůstek tvoří výběr z korespondence výborů a komisí, protokolární agendy zahraničních styků a dokumenty z činnosti místopředsedů. Fond Senát PČR - dokumentace byl rozšířen o přírůstek v rozsahu 3 bm, jedná se o dokumentaci voleb do Senátu a dokumentaci akcí konaných v prostorách Senátu. Přírůstek fondu Senát - KS tvoří 30 bm dokumentů trvalé hodnoty z let 1996 – 2009 z činnosti odborných oddělení KS. Archiválie byly vybrány dle provenienčního principu tak, aby ve svém celku podávaly přehled činnosti zřizovatele.

Předarchivní péče. Celkem bylo posouzeno 264,6 bm dokumentů, z nichž ve3 skartačních a 3 mimo skartačních řízení bylo vyřazeno 88,46% dokumentů bez trvalé hodnoty s prošlými skartačními lhůtami, které nemají pro další činnost KS žádný provozní význam. V souvislosti s elektronickou spisovou službou EZOP Archiv ve spolupráci s úsekem oběhu spisů pokračoval ve zpracovávání životního cyklu dokumentů zaevidovaných od roku 1997 do současnosti. Archiv se podílí na přípravě metadat archiválií k ukládání do digitálního archivu.

Zpracování archiválií. Archiválie kmenového fondu Senát PČR přebírané průběžně v režimu mimo skartačního řízení jsou zpřístupňovány manipulačními seznamy, indexy a chronologickými soupisy. Archiv dokončil zpracování části fondu Senát - 1. funkční období v časovém rozsahu 1996 až 1998, v rozsahu 496 evid. jedn., tj. 17 bm. Po dokončení adjustace bude inventář zaevidován a zpřístupněn badatelské veřejnosti.

V souvislosti ERMS EZOP archiv ve spolupráci s úsekem oběhu spisů pokračoval ve zpracovávání životního cyklu dokumentů zaevidovaných od roku 1997 do současnosti.

Zpřístupňování. Vzhledem k 77 % zveřejnění klíčových dokumentů z činnosti Senátu PČR na jeho webových stránkách, navštívilo archiv osobně pouze 5 badatelů v rozsahu 15 badatelských návštěv. Archivářky Senátu poskytly pro potřeby Senátu a jeho KS, PS i veřejnosti cca 150 informací a dohledání k činnosti Senátu ze všech archivovaných funkčních obdobích. Archiv zajistil exkurze studentů HS FF UK, kolegů z NA ČR, studentů FF Univerzity Pardubice a účastníků seminářů pořádaných KS pro pedagogické pracovníky.

Mimoarchivní činnost. Ze začlenění Archivu do Organizačního odboru vyplývá i podíl archivářek na zajišťování a koordinaci služeb na plenárních schůzích Senátu. Přínosem je okamžité předávání zásadních dokumentů a listin k archivaci, nevýhodou časová náročnost.