Výroční zpráva archivu Senátu PČR za rok 2011

Archiv Senátu PČR je specializovaný akreditovaný archiv, jehož zřizovatelem je Kancelář Senátu PČR. Archiv je součástí referátu archivu a oběhu spisů, který je začleněn do Organizačního odboru KS. Odborná činnost se řídí zákonem č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě, ve znění zákona č. 190/2009 Sb., a prováděcích vyhlášek.

Personálně zajišťují výběr, zpracování, ukládání a zpřístupňování archiválií dva archiváři. Rozhodováním ve věcech Archivu Senátu je pověřena Alexandra Blodigová, e-mail: , tel. č. 257072605.

Badatelna Archivu Senátu PČR je umístěna v romantickém prostředí Malého Fürstenberského paláce, přístup vchodem z Valdštejnské ulice do Kolovratského paláce. Archiv umožňuje každému žadateli za podmínek stanovených vyhláškou č. 192/2009 Sb., o provádění zákona o archivnictví a spisové službě a v souladu s Badatelským řádem, nahlížet do archiválií.

Archivní fondy. Do péče archivu náleží přes 215 bm archiválií začleněných do tří archivních fondů: Senát PČR, Senát PČR–dokumentace a fond Kancelář Senátu. Přírůstky za rok 2011: k fondu Senát PČR přiřazeny 4 bm z činnosti orgánů Senátu PČR. Jedná se o výběr z korespondence výborů a komisí, protokolární agenda týkající se zahraničních styků a dokumenty z činnosti místopředsedů v časovém rozsahu 1996 až 2008. Byla předána i agenda podvýboru pro státní vyznamenání z let 1998, 2000 a 2002 dosud uložená v registratuře. Fond Senát PČR-dokumentace byl rozšířen o přírůstek v rozsahu 3 kartony.Přírůstek fondu Kancelář Senátu tvoří 6,6 bm dokumentů trvalé hodnoty z let 1996 – 2008 z činnosti odborných oddělení KS, zejména právního, auditora, organizačního odboru a VKS.

Předarchivní péče. V roce 2011 byla provedena u zřizovatele 3 skartační řízení. Po posouzení hodnoty dokumentů bylo vybráno 10,8 bm dokumentů s trvalou hodnotou k archivnímu zpracování tj. 25 % archiválií. Archiv udělil povolení ke zničení 31,7 bm dokumentů s prošlými skartačními lhůtami, které nemají pro další činnost KS žádný provozní význam. V rámci mimo skartačního řízení bylo vybráno 2 bm archiválií dle provenienčního principu tak, aby zobrazovalo činnost zřizovatele. Celkem bylo posouzeno 42,5 bm dokumentů, z nichž ve skartačním řízení bylo vyřazeno 75 % dokumentů bez trvalé hodnoty.

Zpracování archiválií. Bylo zahájeno pořádání dílčí části fondu Senát 1. funkční období. Podařilo se zpracovat inventární záznamy k archiváliím z činnosti předsedy, korespondence předsedy a podání zaslaná Senátu v tomto období. V rámci praxe se na inventárních záznamech podíleli i stážisté z FSV a FF UK.

V souvislosti ERMS EZOP archiv ve spolupráci s úsekem oběhu spisů pokračoval ve zpracovávání životního cyklu dokumentů zaevidovaných od roku 1997 do současnosti.

Zpřístupňování. Archiv poskytl pro potřeby KS, PS i veřejnosti kolem 90 informací a dohledání ve všech archivovaných funkčních obdobích Senátu.Vzhledem ke zveřejňování klíčových dokumentů z činnosti Senátu archiv navštívilo 60 návštěvníků, z toho 4 badatelé,2 zahraniční. Archiv zajistil několik exkurzí, mj. Historického semináře FF UK, kolegů z MÚA AV ČR a účastníků semináře pro pedagogické pracovníky pořádaném KS. Parlamentní listy č. 3/2011 uveřejnily článek o parlamentních archivech, na němž se Archiv rovněž podílel.

Mimoarchivní činnost. Ze začlenění Archivu do Organizačního odboru vyplývá i podíl archivářek na zajišťování a koordinaci služeb na plenárních schůzích Senátu. Přínosem je okamžité předávání zásadních dokumentů a listin k archivaci, nevýhodou časová náročnost.