Informační memorandum
(Informace o zpracování osobních údajů)

Česká republika – Kancelář Senátu (dále jen Kancelář Senátu) dbá o ochranu Vašich osobních údajů a zavázala se tyto údaje chránit v souladu s transparentností, etickými informačními postupy a platnými zákony na ochranu osobních údajů, včetně Obecného nařízení na ochranu osobních údajů (dále jen GDPR).

Cíl regulace nakládání s osobními údaji

Naším cílem je zajistit maximální ochranu Vašich osobních údajů při jejich zpracovávání. Ať jste nám své osobní údaje svěřili na základě smlouvy, nebo souhlasu, či jsme je získali na základě zákona, který nám to určuje, náš postup při jejich ochraně ctí ta samá pravidla:

  1. minimalizovat jejich nutný rozsah,
  2. chránit je a kontrolovat přístup k nim,
  3. vymazat je, když už nejsou aktuální a potřebné.

Konkrétní zásady a postupy při zpracování

1. Předmět:

Tento dokument vysvětluje způsob shromažďování a používání osobních údajů. Osobní údaje jsou jakékoliv informace týkající se identifikované nebo identifikovatelné fyzické osoby, tj. osoby, kterou lze přímo či nepřímo identifikovat prostřednictvím odkazu na identifikátor, jako je jméno, identifikační číslo, údaje o umístění, on-line identifikátor, nebo odkazu na jeden či více faktorů specifických pro fyzickou, fyziologickou, genetickou, duševní, ekonomickou, kulturní nebo sociální identitu této fyzické osoby.

Osobní údaje shromažďujeme různými způsoby během své činnosti, a to jak on-line, tak off-line. Ke shromažďování údajů dochází při výkonu povinností k zajištění úkolů spojených s odborným, organizačním a technickým zabezpečením činností Senátu, jeho orgánů, funkcionářů, senátorů a klubů politických stran zastoupených v Senátu. Dále může ke shromažďování údajů docházet při uzavírání smluv na dodávky, služby, stavební práce nebo při komunikaci s občany a ostatními subjekty, nebo při návštěvách a používání našich webových stránek.

2. Správce osobních údajů:

Česká republika – Kancelář Senátu, Valdštejnské náměstí 17/4, 118 01 Praha 1, pověřenec pro ochranu osobních údajů: Ing. Radek Loub, tel. č. +420 257 072 232, e-mail: .

V případě žádosti o naplnění Vašich práv v oblasti osobních údajů se obracejte na Koordinátora pro práva subjektů údajů, kterým je Odbor vnějších vztahů a služeb Kanceláře Senátu, Valdštejnské náměstí 17/4, 118 01 Praha 1, e-mail: , ID datové schránky: 44iaeqj

3. Kategorie osobních údajů:

Mezi osobní údaje, které můžeme shromažďovat a zpracovávat, patří mimo jiné:

  • Adresní a identifikační údaje;
  • Údaje, jejichž zpracování nám ukládá zákonná povinnost;
  • Informace, které nám poskytnete při komunikaci s námi;
  • Informace potřebné k zajištění bezpečnosti, ochrany zdraví a majetku jako jsou kamerové záznamy;
  • Fotografie, audiovizuální záznamy.

Jedná se například o:

  • Adresa místa trvalého pobytu;
  • Adresy předchozích míst trvalého pobytu;
  • Datová schránka;
  • Datum narození;
  • Datum, místo, okres a stát uzavření manželství;
  • Datum, místo, okres a stát vzniku partnerství;
  • Doklady o důchodu;
  • Doklady o vzdělání;
  • Doručovací adresa;
  • E-mail;
  • Invalidita, zdravotní znevýhodnění;
  • Jméno, popřípadě jména;
  • Jméno, popřípadě jména, příjmení, rodné příjmení a rodné číslo dítěte;
  • Jméno, popřípadě jména, příjmení, rodné příjmení a rodné číslo manžela nebo partnera;
  • Místo a okres narození;
  • Místo pobytu;
  • Obsah rozsudku soudu;
  • Omezení svéprávnosti;
  • Platový výměr;
  • Podpis;
  • Pohlaví;
  • Popisné údaje na záznamovém zařízení: vzhled, činnost, doba, audio záznam;
  • Předchozí zaměstnavatel;
  • Rodinný stav;
  • Rodné číslo;
  • Stát narození;
  • Státní občanství a datum jeho nabytí nebo pozbytí, popřípadě více státních občanství a data jejich nabytí nebo pozbytí;
  • Státní příslušnost;
  • Stav;
  • Telefon;
  • Titul;
  • Trvalé bydliště;
  • Údaje o opatrovníkovi;
  • Údaje o oprávněné osobě;
  • Údaje o osvojenci;
  • Zákaz pobytu, místo zákazu pobytu a doba jeho trvání, datum nabytí právní moci rozhodnutí soudu nebo správního orgánu o zákazu pobytu;
  • Zdravotní pojišťovna;
  • Zdravotní prohlídky;
  • a další údaje.

4. Právní základ pro zpracování osobních údajů:

Zpracování Vašich osobních údajů je vždy podloženo právním základem, kterým je:

  • zpracování je nezbytné pro splnění právní povinnosti, která se na správce vztahuje. Mezi základní právní akty patří: Zákon č. 59/1996 Sb., o sídle Parlamentu České republiky; zákon č. 219/2000 Sb., o majetku České republiky a jejím vystupování v právních vztazích; Zákon č. 107/1999 Sb., o jednacím řádu Senátu; zákon č. 236/1995 Sb., o platu a dalších náležitostech spojených s výkonem funkce představitelů státní moci a některých státních orgánů a soudců a poslanců Evropského parlamentu; zákon č. 89/2012 Sb., občanský zákoník; zákon č. 134/2016 Sb., o zadávání veřejných zakázek; zákon č. 106/1999 Sb., o svobodném přístupu k informacím; zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, zákon č. 262/2006 Sb., zákoník práce a další legislativa;
  • zpracování je nezbytné pro splnění smlouvy, jejíž smluvní stranou je subjekt údajů, nebo pro provedení opatření přijatých před uzavřením smlouvy na žádost tohoto subjektu údajů;
  • subjekt údajů udělil souhlas se zpracováním svých osobních údajů pro jeden či více konkrétních účelů;
  • zpracování je nezbytné pro ochranu životně důležitých zájmů subjektu údajů nebo jiné fyzické osoby;
  • zpracování je nezbytné pro splnění úkolu prováděného ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci, kterým je pověřen správce;
  • zpracování je nezbytné pro účely oprávněných zájmů příslušného správce či třetí strany, kromě případů, kdy před těmito zájmy mají přednost zájmy nebo základní práva a svobody subjektu údajů vyžadující ochranu osobních údajů, zejména pokud je subjektem údajů dítě.

5. Účely zpracování:

  • plnění povinností k zajištění úkolů spojených s odborným, organizačním a technickým zabezpečením činností Senátu, jeho orgánů, funkcionářů, senátorů a klubů politických stran zastoupených v Senátu;
  • plnění povinností v pracovně právních vztazích se zaměstnanci Kanceláře Senátu;
  • plnění informačních a uveřejňovacích povinností stanovených zvláštními zákony (např. zákonem č. 106/1999 Sb., zákonem č. 134/2016 Sb. atd.);
  • správa našich smluvních závazků a probíhajícího smluvního vztahu, včetně jednání se smluvními stranami včetně případných soudních sporů;
  • zajišťování bezpečnosti našich webových stránek, sítí, systémů a areálů a rovněž ochrana proti podvodům;
  • správa finančních účtů, správa smluv, správa webových stránek, vedení účetnictví, audit, kontrola, vykazování a dodržování právních předpisů;
  • informování veřejnosti o činnosti Senátu, jeho orgánů, funkcionářů, senátorů a akcích konaných v sídle Senátu.

6. Příjemci osobních údajů:

  • Dle požadavků zákona: Osobní údaje týkající se jednotlivců můžeme zpřístupňovat veřejným a soudním orgánům a dalším subjektům, v rozsahu vyžadováným zákonem. V případech, kdy je to přípustné podle zákona, můžeme tyto údaje poskytovat také třetím stranám, pokud je to nutné k prokazování, uplatňování nebo ochraně právních nároků.
  • Třetí strany: Veškeré zpracovávání těchto osobních údajů bude probíhat podle našich pokynů a bude v souladu s původními účely nebo ve veřejném zájmu.

7. Uchovávání:

Osobní údaje budou uchovávány pouze po dobu, která je potřebná pro účely, za kterými byly shromážděny, obvykle po dobu stanovenou právním rámcem ČR nebo stanovenou Vaším souhlasem.

8. Ochrana osobních údajů:

Bezpečnostní opatření pro ochranu osobních údajů: Uplatňujeme vhodná technická, fyzická a organizační opatření, která jsou přiměřeně navržena tak, aby zajišťovala ochranu osobních údajů před náhodným nebo protiprávním zničením, ztrátou, úpravami, nepovoleným zveřejněním nebo přístupem a dalšími formami nezákonného zpracování. Přístup k osobním údajům je omezen na oprávněné příjemce, kteří tyto údaje potřebují znát. Udržujeme ucelený systém informační bezpečnosti, jehož rozsah je úměrný rizikům spojeným se zpracováváním údajů. Tento systém je neustále přizpůsobován za účelem zmírnění provozních rizik a k ochraně osobních údajů při zohlednění uplatňovaných postupů. Při zpracovávání jakýchkoli citlivých osobních údajů rovněž uplatňujeme rozšířená bezpečnostní opatření

Způsob ochrany osobních údajů zpracovávaných v zastoupení centrálních orgánů veřejné správy (kdy můžeme působit jako zpracovatel dat): V některých případech zpracovat osobní údaje jako zpracovatelé osobních údajů. Tyto osobní údaje shromažďujeme a zpracováváme pouze podle pokynů správce a nepoužíváme je ani nepředáváme dále k vlastním účelům. Udržujeme kontroly bezpečnosti informací, jejichž účelem je ochrana Vašich údajů. Osobní informace sdělujeme nebo přenášíme pouze podle pokynů správce nebo za účelem výkonu svěřených agend.

9. Naše webové stránky:

Využití dat a podobné nástroje

  • Když navštívíte naše webové stánky, můžeme automaticky shromažďovat určité informace pomocí technologií, jako jsou nástroje pro analýzu internetového prohlížeče a protokoly serveru. V řadě případů jsou informace shromažďované pomocí souborů uvedených nástrojů používány neidentifikovatelným způsobem bez jakéhokoli odkazu na osobní údaje.
  • V souborech protokolů z našich serverů mohou být shromažďovány informace o tom, jakým způsobem uživatelé používají webové stránky (údaje o použití). Mezi tyto údaje patří mimo jiné název domény uživatele, jazyk, typ prohlížeče a operační systém, poskytovatel internetových služeb, adresa IP (internetový protokol), lokalita nebo odkaz, ze kterého uživatel přišel na webovou stránku, web, který jste navštívili před příchodem na naši webovou stránku, a webová stránka, kterou navštívíte po opuštění našeho webu, a rovněž čas strávený na našem webu. Údaje o používání webu můžeme sledovat a využívat k hodnocení jeho výkonu a činnosti, ke zlepšení jeho designu a funkcí, nebo k bezpečnostním účelům.

Propojené stránky:

  • Na našich webových stránkách můžeme poskytovat odkazy na weby třetích stran („propojené stránky“). Propojené stránky nejsme povinni hodnotit, kontrolovat ani zkoumat. Každá propojená stránka může mít vlastní podmínky použití a prohlášení o ochraně osobních údajů. Uživatelé se při používání propojených stránek musí s těmito podmínkami seznámit a dodržovat je. Neneseme odpovědnost za zásady a postupy jakýchkoli propojených stránek a případných dalších odkazů, které se na těchto stránkách nacházejí. Tyto odkazy nepředstavují naše schválení propojených webů nebo jakékoli společnosti či služby. Doporučujeme uživatelům, aby se seznámili s podmínkami a odpovídajícími dokumenty těchto propojených webů dříve, než je začnou používat.

Děti:

  • Naše webové stránky nevyužíváme k vědomému získávání osobních údajů od dětí. Zjistíme-li, že dítě poskytlo své osobní údaje prostřednictvím některého z našich webů, tyto údaje ze svých systémů odstraníme.

Služba Google Analytics:

  • Na svých webových stránkách můžeme rovněž používat službu Google Analytics ke shromažďování informací o on-line aktivitách uživatelů na webových stránkách, jako jsou například navštívené webové stránky, odkliknuté odkazy a provedená vyhledávání.
  • Tyto informace používáme k sestavování zpráv a k vylepšování webu. Informace vytvořené těmito soubory cookie a vaše aktuální adresa IP budou přeneseny z vašeho internetového prohlížeče a budou uloženy na serverech Google ve Spojených státech a dalších zemích. Google bude tyto informace používat ve vašem zastoupení pro účely vyhodnocení způsobu, kterým používáte náš web, jak bylo popsáno výše. Adresa IP získaná prostřednictvím služby Google Analytics nebude spojena s jakýmikoli jinými daty v držení společnosti Google. Další informace o údajích shromažďovaných službou Google Analytics získáte na adrese http://www.google.com/intl/en/analytics/privacyoverview.html. Tyto soubory cookie můžete zablokovat pomocí odpovídajících nastavení internetového prohlížeče. Pokud tak učiníte, je možné, že nebudete moci plně využít funkcí našich webů. Doplněk internetového prohlížeče Google Analytics Opt-out je možné stáhnout na následující adrese: http://tools.google.com/dlpage/gaoptout.

10. Vaše práva:

Máte právo v relevantních případech a do míry přípustné podle platného zákona se na nás obracet za účelem uplatnění práva

  • na přístup k osobním údajům,
  • jejich opravu nebo aktualizaci svých nepřesných nebo neaktuálních osobních údajů,
  • výmaz, pokud dochází k jejich zpracování v rozporu s ochranou definovanou příslušnou legislativou nebo v rozporu s uděleným souhlasem, nebo pokud byl souhlas odvolán,
  • na omezení zpracování,
  • vznést námitku proti zpracování,
  • na přenositelnost údajů,
  • a dalších práv podle obecného nařízení o ochraně osobních údajů. Stejně tak máte právo se na nás obracet v případě údajů zpracovávaných na základě souhlasu rovněž za účelem odvolání souhlasu se zpracováním osobních údajů.

Svá práva můžete uplatnit postupem dle Zásad pro podání a zpracování žádosti Subjektu údajů o práva Subjektu údajů podle nařízení GDPR v Kanceláři Senátu nebo kontaktováním Koordinátora pro práva subjektů údajů, kterým je Odbor vnějších vztahů a služeb Kanceláře Senátu, Valdštejnské náměstí 17/4, 118 01 Praha 1, , e-mail: , ID datové schránky: 44iaeqj .

Příjem žádostí je prováděn výhradně proti jednoznačné identifikaci Subjektu údajů (ztotožnění), tedy podáním žádosti datovou schránkou Subjektu údajů, podáním žádosti podepsané uznávaným elektronickým podpisem Subjektu údajů založeným na kvalifikovaném certifikátu s Identifikátorem MPSV prostřednictvím elektronické podatelny Kanceláře Senátu, podáním žádosti s úředně ověřeným podpisem Subjektu údajů prostřednictvím podatelny Kanceláře Senátu nebo ověřením totožnosti žadatele předložením občanského průkazu při osobním podání žádosti v podatelně Kanceláře Senátu.

Naplnění Vašich práv je umožněno bezplatně a ve lhůtě do 30 dnů od podání žádosti. Můžete mít rovněž právo na podání stížnosti u Dozorového orgánu, kterým je Úřad na ochranu osobních údajů (https://www.uoou.cz/).

11. Souhlas a jeho odvolání:

Vědomým poskytnutím Vašich osobních údajů berete na vědomí a souhlasíte se shromažďováním, zpracováváním a použitím takových údajů, ve smyslu jak je uvedeno v tomto dokumentu.

V případech, kdy tak vyžaduje platný zákon, budete požádáni o výslovný souhlas.

Máte vždy možnost zdarma vyjádřit námitku proti použití Vašich osobních údajů, nebo odvolat jakýkoli dřívější souhlas udělený ke konkrétnímu účelu kontaktováním Koordinátora pro práva subjektů údajů způsobem uvedeným v bodě 10.

12. Automatizované rozhodování:

Neprovádíme automatizované rozhodování.

13. Kontaktní možnosti:

Bude-li s námi chtít komunikovat ve věcech týkajících se soukromí, nebo v případě dotazů, připomínek nebo stížností, obraťte se na Koordinátora pro práva subjektů údajů, kterým je Odbor vnějších vztahů a služeb Kanceláře Senátu, Valdštejnské náměstí 4/17, 118 01 Praha 1, e-mail: , datová schránka: 44iaeqj, způsobem uvedeným v bodě 10.

Zavazujeme se, že budeme řešit stížnosti týkající se shromažďování nebo používání Vašich osobních údajů.

14. Úpravy dokumentu Informační memorandum (Informace o ochraně osobních údajů):

Vyhrazujeme si právo kdykoli provádět změny, úpravy a aktualizace tohoto dokumentu. Pravidelně ověřujte, zda pracujete s nejnovější verzí tohoto dokumentu.

Datum účinnosti tohoto dokumentu: 25. května 2018