Odbor organizační

Odbor organizační zabezpečuje úkoly organizační a administrativní povahy, související s jednáním Senátu a jeho orgánů. V odboru organizačním je zařazen tajemník Organizačního výboru a bezpečnostní ředitel. Součástí odboru organizačního je referát archivu a oběhu spisů, který zajišťuje provoz archivu, podatelny a spisovny. Odbor organizační spolupracuje s odborem technického zajištění na úkolech vyplývajících z krizového řízení Kanceláře Senátu.
Ředitel odboru zprostředkovává pravidelný přenos informací z porad vedoucího Kanceláře na tajemníky výborů a tajemníky komisí.

Stručná charakteristika:
Odbor organizační zabezpečuje zejména následující činnosti :

1. soustřeďuje podklady určené k projednání v Organizačním výboru a v Senátu a jeho orgánech, popř. senátorských klubech,
2. připravuje podklady pro návrh pořadu schůzí Organizačního výboru a schůzí Senátu, prezidiální zprávy pro jejich řízení a podle pokynu ředitele odboru i další zprávy,
3. připravuje organizační a technické podmínky pro projednání návrhů zákonů, mezinárodních smluv a jiných návrhů v Senátu a jeho orgánech, zajišťuje jejich tisk a rozeslání senátorům, útvarům Kanceláře Senátu a dalším určeným adresátům,
4. připravuje návrh časového harmonogramu pravidelných akcí Senátu a sestavuje přehledy připravovaných schůzí Senátu, jeho orgánů, senátorských klubů a jiných akcí konaných v budově sídla Senátu,
5. zabezpečuje vyhotovení usnesení přijatých Organizačním výborem a Senátem; zajišťuje vyhotovení zápisů z jejich schůzí, které předkládá k jejich ověření, odpovídá za jejich intimaci a za manipulaci s nimi, včetně jejich uložení do počítačové sítě Kanceláře Senátu a do archivu,
6. vede evidenci senátních tisků, usnesení Organizačního výboru a Senátu a eviduje jejich plnění,
7. vede evidenci senátorských klubů a členství senátorů v nich,
8. vede evidenci výborů a komisí Senátu a členství v nich; na základě informací sekretariátů výborů a komisí vede evidenci jejich aktivit,
9. zabezpečuje podmínky pro volbu orgánů a funkcionářů Senátu a volbu orgánů a funkcionářů volených Senátem podle zvláštních předpisů,
10. zajišťuje uložení senátních tisků a dalších podkladů pro jednání Senátu a jeho orgánů do počítačové sítě Kanceláře Senátu,
11. zajišťuje a organizuje v souvislosti s přípravou a zabezpečením schůzí Senátu (popř. jiných akcí) práci externích stenografů a písařů,
12. zajišťuje vyhotovování doslovného stenografického zápisu ze schůzí Organizačního výboru, schůzí Senátu, veřejných slyšení Senátu a ze společných schůzí obou komor Parlamentu ČR,
13. zajišťuje kompletaci zápisu ze schůzí Senátu prostřednictvím průběžného ukládání přediktovaných turnů do počítačové sítě Kanceláře Senátu,
14. zajišťuje na základě aktuálních požadavků obsahový stenografický záznam z jednání výborů Senátu, komisí Senátu, ze seminářů a z některých dalších zvlášť důležitých vybraných akcí (zpravidla dodatečně z magnetofonové nahrávky),
15. zajišťuje edici (zpracování přepisu a nezbytné redakce) záznamu ze schůzí Senátu ("Těsnopisecká zpráva ze schůze Senátu") včetně autorizace; zajišťuje její prezentaci na Internetu,
16. zabezpečuje průběžný servis senátorům, který se týká jejich požadavků na editování jednotlivých projevů a diskusních příspěvků ze schůze Senátu,
17. zabezpečuje distribuci senátních tisků, usnesení a dalšího parlamentního materiálu potřebného k informování senátorů i zaměstnanců Kanceláře Senátu; tyto materiály jsou k dispozici v archivu Senátu,
18. zabezpečuje průběžný servis a distribuci vládních a poslaneckých materiálů potřebných k legislativní činnosti Senátu; tyto materiály jsou archivovány 2 roky,
19. vypracovává na základě podkladů dodaných gesčními útvary týdenní program jednání v sídle Senátu a zajišťuje distribuci programu,
20. zabezpečuje zpracování podkladových materiálů k senátním tiskům obsahujícím zapracované pozměňovací návrhy do platného textu zákonů,
21. zabezpečuje provoz rozmnožovny včetně dodávek spotřebního materiálu.

Referát archivu a oběhu spisů

Stručná charakteristika:
Referát archivu a oběhu spisů zejména:

1. ve spolupráci s útvary Kanceláře Senátu zpracovává podklady, na jejichž základě stanoví vedoucí Kanceláře Senátu služby při schůzích Senátu,
2. organizačně zabezpečuje sčítání hlasů na schůzi Senátu skrutátory, dojde-li k poruše hlasovacího zařízení nebo hlasuje-li se jinak než hlasovacím zařízením,
3. vede pomocnou dokumentaci schůzí Senátu a podílí se na výkonu služby během schůzí Senátu,
4. zajišťuje ve smyslu zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů (ve znění pozdějších zákonů) odbornou archivní péči o dokumenty vzniklé z činnosti Senátu a Kanceláře Senátu a o dokumenty došlé do Senátu a Kanceláře Senátu,
5. podílí se na dohledu nad oběhem písemností a dohlíží na předarchivní péči o archiválie ve všech orgánech Senátu a útvarech Kanceláře Senátu,
6. přejímá archiválie k trvalému uložení; přímo přejímá (před uplynutím skartačních lhůt) materiály ze schůzí Senátu, schůzí výborů, podvýborů a komisí, z veřejných slyšení Senátu; ostatní archiválie přejímá po uplynutí skartačních lhůt z ústřední spisovny a z ostatních útvarových spisoven; ukládá a zpracovává v uzamčených prostorách archiválie, které jsou součástí národního archivního fondu České republiky, a k nimž mají přístup a manipulují s nimi pouze zaměstnanci pověření archivní činností. (Uložení archiválií musí vyhovovat podmínkám uvedeným v zákoně č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě),
7. spolupracuje s odborem informačních technologií a navrhuje převzetí konkrétních typů dokumentů na technických nosičích dat do archivní péče,
8. uchovává po dobu 6 měsíců zvukové záznamy ze schůzí Senátu,
9. zpracovává archivní fondy,
10. předkládá archiválie senátorům a jejich asistentům, zaměstnancům KS, pracovníkům státních orgánů a badatelské veřejnosti v souladu se zákonem č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě, zákonem č. 106/1999 Sb., o svobodném přístupu k informacím, zákonem č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů a zákonem o jednacím řádu Senátu,
11. pořizuje zajišťovací a studijní reprodukce archiválií,
12. plní archivní úkoly vyplývající ze zákona o archivnictví,
13. podílí se na odborných vědeckých úkolech českého archivnictví zadávaných především Archivní správou Ministerstva vnitra ČR,
14. zabezpečuje spisovou službu Kanceláře Senátu, vede centrální evidenci písemností a centrální spisovnu a organizuje manipulaci s písemnostmi až do jejich uložení v archivu,
15. zabezpečuje manipulaci se spisy obsahujícími utajované informace podle zvláštních předpisů,
16. ve spolupráci s odborem informačních technologií zajišťuje metodické vedení centrální evidence písemností a evidence na spisových uzlech a zabezpečuje zapracování nových pracovníků pověřených spisovou agendou na útvarech,
17. zabezpečuje příjem pošty, její rozdělení na jednotlivé útvary Kanceláře Senátu, sekretariáty orgánů Senátu a jednotlivé senátory, její primární evidenci v elektronické databázi; zabezpečuje odesílání pošty ven z Kanceláře Senátu a evidenci odesílané pošty v elektronické databázi,
18. v souladu se skartačním řádem provádí skartaci dokumentů,
19. podílí se na distribuci senátních tisků, usnesení a dalšího parlamentního materiálu potřebného k informování senátorů i zaměstnanců Kanceláře Senátu; tyto materiály jsou k dispozici v archivu Senátu,
20. podílí se na zpracovávání podkladových materiálů k senátním tiskům obsahujícím zapracované pozměňovací návrhy do platného textu zákonů.